Affari Generali - Risorse

Introduzione

Il modulo Prenotazione è stato creato per poter gestire l’inserimento, la gestione e la prenotazione di Risorse, intese come bene o servizio utilizzabile dall’utente. Il modulo è accessibile dal menù “Gestione - Risorse prenotabili”.

Gestione Risorse

La gestione delle risorse è affidata ad una maschera divisa in 3 sezioni:

• Configurazione Risorsa
• Gestione Appuntamenti
• Prenotazione dal Portale

Configurazione della Risorsa

La maschera della Risorsa ha diversi campi da configurare per il suo corretto funzionamento. Nella sua apposita form possiamo inserire le informazioni di base della risorsa.

In prima battuta possiamo scegliere come configurare la nostra alberatura di risorse che si suddividono in:

• AREE: Che possono contenere 1 o più risorse gruppo, che all’interno contengono risorse figlie.
• Gruppi: Che possono contenere 1 o più risorse figlie
• Risorse Che possono essere a se stanti o parte di un gruppo

Creare una nuova prenotazione da EVO

La form di prenotazione delle risorse può essere raggiunto dal menù

Le risorse verranno organizzate secondo una struttura ad albero definita dalla relazione appartenenza delle risorse ai gruppi. Tali relazioni sono specificate nella schermata di gestione delle risorse. La visualizzazione di queste risorse è basata sulle ACL impostate in fase di configurazione, un utente amministratore vede tutte le risorse:

Mentre un utente assegnato solo ad alcune risorse (tramite ACL) vede solo le proprie

Nella schermata sarà possibile selezionare la risorsa da prenotare e l’utente fruitore di tale prenotazione. Il Fruitore è possibile selezionarlo SOLAMENTE dall’indice generale:

Una volta selezionata la risorsa e l’utente fruitore, sarà possibile passare alla schermata di selezione degli intervalli dal tasto in basso a destra

In questa schermata verranno visualizzati in verde gli intervalli disponibili, in arancione quelli passati e in rosso quelli già prenotati

Si possono selezionare 1 o più slot nella stessa prenotazione in base al massimale di slot configurati nella risorsa.

Andando con il cursore sullo slot senza cliccare ci viene anche fornita l'informazione di quanti slot per quello stesso orario sono disponibili:

Una volta selezionato lo slot, si evidenzia in rosso,

a questo punto si può cliccare tasto in basso a destra

Se la risorsa lo prevede sarà inoltre possibile o necessario valorizzare le proprietà specificate nella maschera di gestione delle risorse.

Una volta selezionato il valore si arriva cliccando tasto in basso a destra al riepilogo:

Se non si clicca in basso a destra, si è ancora in tempo per tornare indietro dal tasto precedente e modificare l’appuntamento, slot, risorsa ecc.… Altrimenti cliccando su conferma ci viene mostrato l’appuntamento confermato:

Dall’icona della penna si apre il dettaglio della prenotazione:

Contestualmente a questo, se la risorsa ha impostato come messaggio di notifica di avvenuta prenotazione: Mail, SMS, APP IO e/o Municipium arrivano al fruitore i vari messaggi. Nel dettaglio dell’appuntamento possiamo vedere infatti le notifiche inviate dall’apposito pulsante:

Gestione delle Prenotazioni

Dal menù

è possibile accedere alla maschera di gestione, modifica e annullamento delle Prenotazioni. In questa schermata è possibile visualizzare tutte le prenotazioni effettuate applicando diversi filtri (Risorsa, Fruitore, Presentante ecc…):

La visualizzazione di default NON propone nulla. Attivando i flag è possibile visualizzare anche gli appuntamenti da erogare, annullati o passati e/o filtrarli per Aree, gruppi, fruitore, date ecc…

Una volta che abbiamo l’elenco dei nostri appuntamenti, per visualizzarli, dall’icona della penna si apre il dettaglio della prenotazione:

Da questa maschera è possibile visualizzare le informazioni del Presentante e/o Fruitore se differenti e i loro contatti, la ricevuta di conferma, modificare o annullare la prenotazione selezionata. La modifica di una prenotazione è limitata al Fruitore e al Presentatore, se si avesse necessità di modificarne le date e/o orari è obbligatorio annullare la pubblicazione ed effettuarne una nuova. Se la prenotazione viene effettuata dal portale e la stessa riceve una modifica e/o annullamento da EVO, il presentatore e nel caso il fruitore se differente, riceveranno una mail di notifica. L’annullamento fa tornare lo slot disponibile per ulteriore prenotazione È possibile anche inviare nuovamente la notifica.

Notifiche

L'invio delle notifiche (Conferma, Annullamento e/o promemoria) avviene tramite i settaggi nelle configurazioni. Indipendentemente dalle configurazioni globali, ogni risorsa può far partire la sua notifica

E-MAIL

Esempio di EMAIL di CONFERMA e ANNULLAMENTO e PROMEMORIA con messaggio personalizzabile con modello di notifica allegata standard (non personalizzabile)

Esempio di modello di notifica allegata personalizzato

SMS

Esempio di SMS

Notifica APP IO e/o Municipium

Esempio di Notifica APP IO

IL NUOVO PORTALE

Qui troverete la manualistica del Portale JCITY

Accesso al nuovo portale

Per poter accedere ai servizi offerti dal portale è necessario eseguire l’autenticazione attraverso i vari accessi messi a disposizione dall’ente.

Per accedere alla sezione riservata del portale, che consente l’accesso ad informazioni personali o l’utilizzo dei servizi avanzati, è necessario dimostrare la propria identità digitando le proprie credenziali tramite le piattaforme proposte

Una volta inserite le credenziali si aprirà la pagina del servizio di prenotazioni dell’ente a seconda del punto di ingresso scelto:

Home Page per prenotare un appuntamento e scegliere tra tutte le risorse fruibili

La pagina diretta ad una risorsa in particolare

Le mie prenotazioni

Nuova Prenotazione

La prima azione intrapresa dall’utente dovrà essere la scelta dell’ufficio/servizio, la quale avviene in più step.

Inizialmente verranno visualizzate le Aree (se presenti),

Scegliendo un'area, verranno mostrati i Gruppi al loro interno

I quali svolgono diversi servizi e per ognuno di essi vengono mostrate le informazioni quali Descrizione, Indirizzo e Recapiti.

Per ogni Gruppo verranno mostrate tutte le diverse Risorse Figlie al suo interno.

Lasciando il check "INCLUDI TUTTI I LUOGHI",

Verranno mostrati gli slot per ogni figlia:

Se invece vogliamo solamente vedere gli slot di una determinata risorsa all'interno di un Gruppo, allora togliendo il check "IN TUTTI I LUOGHI", vengono mostrate prima le risorse figlie

e poi una volta selezionata la risorsa di interesse

I suoi slot disponibili:

Nella sezione ALTRO è possibile visualizzare gli uffici non facenti parte di alcuna Area/Gruppo.

In questo esempio dove abbiamo le Aree configurate, dei Gruppi senza area e delle risorse senza gruppi ne aree, il layout grafico sarà il seguente:

Area Anagrafe e Servizi Tributari (che conterranno i loro gruppi) e il TAB ALTRO che conterrà i gruppi senza area:

Nella "Sezione Gruppi" scegliendo il gruppo, (il comportamento del portale sarà il medesimo come mostrato per le Aree, dandomi la possibilità di scegliere tra tutte le risorse figlie agganciate o scegliere una figlia in particolare) e troveremo un altro TAB ALTRO

che conterrà le risorse che non appartengono a gruppi o aree:

Disponibilità di prenotazione

In base alle regole temporali impostate dal backend, vengono mostrati i giorni e gli slot di orari disponibili per la prenotazione.

Inizialmente verrà visualizzato un recap della risorsa selezionata e un form dove a seconda della data inserita mostrerà solo gli orari disponibili.

Selezionando un time slot disponibile viene evidenziato

Selezionando gli slot disponibili verranno bloccati per un periodo di tempo (10 minuti) al fine di evitare sovrapposizioni con altri utenti.

Gli slot selezionati cambieranno colori e verrà visualizzato un sommario contenente tutti gli slot prenotati in quel momento, se gli slot massimi selezionabili vengono raggiunti verrà notificato all’utente, per selezionare slot diversi sarà sufficiente deselezionare quelli selezionati in precedenza.

E’ possibile selezionare più slot della stessa risorsa (quando la risorsa lo permette), non è possibile selezionare diverse risorse nella stessa prenotazione.

N.B. Il campo prezzo indica il costo (se presente) della prenotazione, tuttavia non è implementato il pagamento

Dettagli richiedente

I dati del richiedente verranno inseriti automaticamente se presente, resta possibile una eventuale modifica in caso di errori.

Se il check è selezionato la form fruitore non è visibile (richiedente e fruitore coincidono)

All’interno della prenotazione vi è la possibilità di prenotare anche per altre persone, il procedimento risulta il medesimo, tuttavia sarà necessario inserire anche i dati del fruitore e non solo quelli del richiedente in quanto essi differiscono in questa casistica

Dettagli Prenotazioni

Nei dettagli è mostrata la Motivazione, obbligatoria, e ulteriori possibili dati richiesti a seconda della risorsa selezionata.

Qualora la risorsa disponesse di file allegati è possibile visualizzarli e scaricarli.

Qualora la risorsa avesse delle proprietà da compilare verranno mostrate e sarà possibile inserire le risposte.

Infine sarà presente un campo note per poter aggiungere eventuali dettagli.

Riepilogo Prenotazione

Al termine dell’inserimento di tutti i dati verrà visualizzato un riepilogo al fine di verificarne la correttezza

È possibile modificare ogni voce qualora i dati non fossero corretti.

L’esecuzione della modifica consegue il reinserimento di tutti i dati successivamente richiesti, nel caso di modifica Luogo o slot verrà resettato il timer e liberati gli slot.

Una volta che i dati sono stati controllati è possibile inviare entro il tempo limite la prenotazione.

Conferma Prenotazione

Successivamente all’invio dei dati verrà visualizzata una conferma della prenotazione ed è possibile scaricare la ricevuta e aggiungere l’evento al proprio calendario personale.

È possibile poi effettuare un’altra prenotazione oppure andare nella lista delle prenotazioni effettuate

Le mie Prenotazioni

All’interno delle prenotazioni sono presenti tutte quelle effettuate.

È possibile scaricare la ricevuta e cancellare la prenotazione, in tal caso la risorsa verrà liberata e non sarà possibile tornare indietro.

(Si noti come qualora siano presenti più slot prenotati all’interno della stessa prenotazione verranno eliminate tutte in blocco).

Selezionando la prenotazione verranno mostrati i dettagli degli slot, durante il download e la disdetta verranno mostrate delle notifiche che indicano lo stato della richiesta.

Infine è possibile effettuare una nuova prenotazione.