Tributi - Workflow di postalizzazione

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Introduzione

La presente guida è uno strumento di consultazione rapida atto a facilitare l'utente nell'utilizzo di Sicraweb EVO.

Il tema affrontato è quello del workflow di postalizzazione. Esso riguarda una sequenza ordinata di attività, richiamate in automatico dal programma, se opportunamente impostate, al fine di effettuare la postalizzazione di varie tipologie di documenti. Precisamente:

• l'impostazione dei parametri di workflow;
• la gestione della postalizzazione.

Le frame oggetto di questa guida sono accessibili da più verticali. Inoltre ogni tipologia di documento avrà la propria specifica frame di postalizzazione.

Trattandosi di funzionalità aggiuntiva, a pagamento e personalizzabile, per l'attivazione sarà necessario rivolgersi al proprio agente di zona e richiedere all'Assistenza Clienti Maggioli l'abilitazione di opportuni permessi utente.

Impostazione parametri

I parametri di workflow, relativi alla postalizzazione, possono essere impostati dalla frame Strutture dati > Parametri workflow. Per i dettagli relativi si rimanda a questa guida.

La postalizzazione tramite workflow

Prima di procede occorre chiarire che esistono due tipi di postalizzazioni:

• postalizzazione singola: si intende essenzialmente la stampa di un singolo documento, sia esso un provvedimento, un documento o un sollecito, ad esempio;
• postalizzazione massiva: riguarda invece più documenti, precedentemente inseriti in una spedizione e richiamati, tramite questa, in fase di postalizzazione.

In Sicraweb EVO il workflow parte sempre, in entrambe le postalizzazioni, e svolgerà azioni in base ai parametri impostati. Vedi precedente paragrafo.

Postalizzazione massiva

La postalizzazione massiva può essere lanciata da apposite frame, ogni tipologia di documento, per ogni verticale, avrà la sua frame dedicata.

In questa guida prenderemo ad esempio una postalizzazione di provvedimenti in ambito Rifiuti Solidi Urbani. La postalizzazione, in questo caso, può essere lanciata dalla frame raggiungibile da Calcolo ed emissione > Riscossione diretta > Gestione provvedimenti > Postalizzazione provvedimenti.

Avvio postalizzazione

Il programma, nel primo step, chiede conferma dell'avvio del flusso di postalizzazione tramite workflow. Per procedere occorre rispondere affermativamente. Cliccando su No invece, la procedura verrà interrotta.

Scelta configurazione del workflow

Se nei parametri sono stati impostati tipologie di workflow diverse, per lo stesso documento, in questa fase viene chiesto di scegliere il workflow con il quale si intende effettuare la postalizzazione. Nel nostro caso in esempio, ci sono tre diverse tipologie di workflow tra cui scegliere per i provvedimenti in ambito Rifiuti Solidi Urbani. Per procedere occorre selezionarne una e cliccare il pulsante Conferma.

INFORMAZIONE Se nei parametri è stata impostata una sola tipologia di workflow per il documento che si sta postalizzando, questo step non viene mostrato nelle procedura.

Scelta spedizione

Le postalizzazioni fanno riferimento sempre alle spedizioni, contenitori di documenti. Pertanto occorre creare una spedizione e inserire al suo interno i documenti che si intendono postalizzare. Questa procedura può essere effettuata prima di lanciare la postalizzazione o direttamente in questa fase del workflow. Sarà infatti possibile sia richiamare una spedizione già esistente che crearne una nuova, tramite l'apposito pulsante Aggiungi nuovo. Una volta selezionata la spedizione occorre cliccare il pulsante Completa per procedere.

INFORMAZIONE La procedura di workflow, se necessario, può essere sospesa e ripresa in un secondo momento, richiamandola dalla lista attività, o terminata e rilanciata da capo successivamente. Queste azioni possono essere richiamate dai pulsanti posizionati in basso a sinistra nella toolbar.

Risultati della ricerca

In questo step il programma mostra tutti i documenti presenti all'interno della spedizione selezionata nel passaggio precedente. Sarà possibile aggiungerne di nuovi dal pulsante + presente nella toolbar della griglia. Verrà aperta una frame di ricerca da cui selezionare e assegnare i documenti alla spedizione che si sta postalizzando.

In questa fase sarà possibile effettuare anche il controllo indirizzi, per tutti i documenti presenti in griglia. Questa funzione è consigliata, in quanto permette di individuare e correggere eventuali problematiche riferite agli indirizzi in anticipo, evitando errori ed anomalie al termine della postalizzazione. La funzione si lancia dal pulsante Controlla indirizzi presente in toolbar. Potrebbero emergere due tipi di anomalie sugli indirizzi, bloccati e non bloccanti. Le anomalie bloccanti devono essere necessariamente risolte o escluse dalla postalizzazione. Le anomalie non bloccanti vengono segnalate ma si può procedere nella postalizzazione senza che questa venga bloccata.

Una volta inseriti i documenti di interesse e fatti gli opportuni controlli sugli indirizzi, occorre cliccare il pulsante Completa per procedere.

Scelta stampe e configurazione indirizzi

La configurazione degli indirizzi può essere effettuata cliccando sul simbolo della matita, posizionato al termine del campo denominato Configurazione indirizzi.

Le stampe invece potranno essere selezionate tramite gli appositi check. Ogni stampa selezionata aggiungerà uno step alla procedura guidata. Nei singoli step sarà possibile definire la stampa da effettuate per il documento e le relative modalità di pagamento selezionate.

Nell'esempio è stato richiesto di stampare il provvedimento e l'avviso PagoPA, pertanto verranno mostrati i relativi step. Vedi foto a seguire.

Solo dopo aver selezionato tutte le stampe di interesse, si attiverà il pulsante Completa, e sarà possibile proseguire nella postalizzazione.

Firma

In questa fase sarà possibile decidere se firmare, o meno, digitalmente, i documenti oggetto di postalizzazione. In questo caso il workflow prosegue anche se si decide di non firmare, cliccando quindi su No. Oltre alla firma, l'altra opzione disponibile è quella della sospensione, per rimandare in un secondo momento la procedura di firma.

Parametri

Il programma chiede di impostare i parametri relativi alla postalizzazione. Precisamente il formato del file indice che si intende produrre, il separatore ed il tipo indice da utilizzare, oltre all'accorpamento o meno dei file pdf prodotti. L'accorpamento, se voluto, può essere fatto per dimensione del file o per area.

Dopo aver impostato i parametri di interesse sarà possibile proseguire nella postalizzazione cliccando il pulsante Completa.

Assegnazione codici di bilancio

Il workflow consente, se attivo il relativo parametro, di assegnare i codici di bilancio ai tipi voce presenti nella postalizzazione. In verde saranno indicati i codici proposti dal programma, questi potranno essere salvati, cliccando sul pulsante Salva assegnazioni. I codici di bilancio possono essere anche modificati o aggiunti, ove non presenti, salvando poi tramite la stessa procedura appena indicata.

Al termine della procedura di associazione sarà possibile proseguire nella postalizzazione cliccando il pulsante Completa.

Generazione PDF

Se la procedura di postalizzazione è terminata con successo, senza riscontrare anomalie, verrà mostrato l'avviso di avvio generazione dei file PDF sul server.

In automatico, il programma, al termine della generazione permetterà di scaricare un file .zip, contenente il file indice e i pdf relativi ai documenti oggetto di postalizzazione. Il download si effettua cliccando sul pulsante Completa.

Postalizzazione singola

La procedura di postalizzazione singola si lancia sul singolo documento.

In questa guida prenderemo ad esempio la postalizzazione di un provvedimento in ambito Rifiuti Solidi Urbani. La postalizzazione singola, in questo caso, può essere lanciata dall'accentratore del provvedimento, sezione Dati principali, pulsante Stampa in toolbar, opzione di stampa Provvedimento.

Il workflow funziona come già visto nel paragrafo precedente, solo che, nella postalizzazione singola, verranno richiesti solo alcuni dei passaggi. Precisamente: scelta configurazione del workflow, scelta stampe e configurazione indirizzi, firma, assegnazione codici di bilancio.

Tuttavia, in caso di postalizzazione singola, si potrà inserire anche il protocollo. Tramite specifica procedura guidata. La procedura può essere chiusa anche senza protocollare, tramite il pulsante Chiudi senza protocollare presente in toolbar.

In questo caso, al termine della procedura, verrà prodotto direttamente il file PDF del documento singolo postalizzato.