Affari Generali - Ordinanze: Guida utente

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Introduzione

Lo scopo di questo wiki è di guidare l'utente a produrre una ordinanza.

Una ordinanza è un elemento documentale personalizzato con metadati specifici. Quindi una ordinanza fa parte della famiglia della gestione documentale come tutti gli atti gestiti da Sicraweb EVO.

Concetti base

L'ordinanza è un elemento documentale.

L'ordinanza è un unico atto che nel corso del suo iter approvativo cambia stato: ovvero da essere una "bozza" di valore nullo diventa un atto ufficiale dell'Ente al momento della firma (digitale) della figura (Sindaco o Responsabile tecnnico) che la adotta.

La rappresentazione migliore che si può dare alla ordinanza in Sicraweb EVO è quella della cartellina. Infatti come le classiche cartelline compiliamo il frontespizio (la "carpetta") con i dati essenziali e inseriamo dentro la cartellina i vari files che ne fanno parte integrante, ordinanza compresa ovviamente.

Questo concetto della cartellina viene utile per capire la filosofia di funzionamento di Sicraweb EVO, e questo concetto si ripeterà in tutti gli applicativi degli atti, e più in generale, della gestione documentale.

L'ordinanza, ovvero l'atto in se, è composto "informaticamente" da due file:

• Il primo è il testo della ordinanza ed è quello su cui l'utente potrà metterci le mani.

• Il secondo è l'ordinanza vero e proprio che è la fusione del primo file qui sopra elencato e dal modello campione che è stato definito come schema base. In questo schema l'utente normale non può mettere mano. E' standard per tutto l'Ente.

Ciò non significa che possano esserci modelli diversi, significa semplicemente che l'utente non può modificare "l'aspetto" della ordinanza. Questo significa anche che l'utente deve concentrarsi unicamente nel redigere il testo della ordinanza che è l'unico "campo" su cui ha controllo. I modelli vengono definiti a monte e saranno sempre uguali.

Scrivere una ordinanza

Iniziamo a caricare una ordinanza eseguendo una ricerca nella barra in alto, in questo caso abbiamo usato la parola "ordinanza"

Qui possiamo ricercare le ordinanze ma abbiamo anche il pulsante per crearli

Caricare i dati generali obbligatori

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INFORMAZIONE Vanno valorizzati almeno i campi obbligatori ovvero quelli con (*).

Iniziamo a caricare l'ufficio, selezioniamo il campo e automaticamente si aprirà un menu a tendina dove già possiamo selezionare l'ufficio di carico, in alternativa possiamo filtrare l'elenco digitando delle lettere della descrizione dell'ufficio, nell'esempio digitando "ASSIS" mi viene filtrato l'elenco con la voce "Ufficio Ambiente",

infine abbiamo anche la possibilità di cliccare il pulsante che mi aprirà la rappresentazione ad albero dell'organigramma da cui scegliere l'ufficio

che verrà riportato cliccando .

una volta selezionato l'ufficio viene compilato anche il campo struttura che è la UO radice dell'ufficio selezionato, a meno di esigenze particolari i dati caricati vanno bene

Scegliamo anche l'iter di approvazione che verrà avviato una volta redatto l'atto e se l'ordinanza è a firma del sindaco, oppure se è a firma del Responsabile della UO valorizzata nel campo struttura, per quest'ultimo caso va de-spuntato il flag "Ordinanza Sindaco"

compiliamo il campo oggetto che diverrà, anche del documento, l'oggetto della ordinanza, infine compiliamo il campo "Classificazione" o scegliendo dall'albero della Classificazione oppure digitando direttamente Titolo.Classe (es. 1.7) e premendo INVIO. Ora siamo pronti a salvare, così da creare la "cartellina" della ordinanza (anche chiamato "Elemento documentale ordinanza") per continuare poi la compilazione.

Redazione del testo della ordinanza

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Salviamo la "cartellina" della ordinanza cliccando su .

Il salvataggio sbloccherà la barra in basso da così..

a così..

come si vede si attiva il pulsante "Crea Testo" che cliccheremo per poter, finalmente, redigere il testo della nostra ordinanza. Cliccandolo, infatti, si aprirà automaticamente l'editor di testo prescelto sulla pagina bianca dove poter iniziare a scrivere il testo oppure copiare/incollare il testo preso da altre fonti.

Una volta finita la redazione si procede al salvataggio del file o cliccando su salva e poi chiudendo l'editor di testo, oppure chiudendo direttamente l'edito di testo rispondendo SI alla domanda se voglio salvare il file.

Il file salvato verrà usato per comporre la nostra ordinanza. Il risultato finale, una volta finita la procedura automatica, lo potremo visualizzare nella sezione presente nell'accentratore dell'atto

nel dettaglio noterete due file già presenti, sono i file che vengono usati per comporre l'ordinanza, non sono eliminabili ne modificabili da qui, il primo è il testo della pagina bianca che abbiamo composto che non ci interessa, il secondo invece è la vera e propria "bozza" di ordinanza che potremo visualizza in sola lettura

cliccando sul pulsante , si aprirà l'editor di testo con la nostra bozza di ordinanza in sola lettura, una volta terminata la consultazione basterà chiudere l'editor di testo non salvando nulla, tanto non verrebbe riportato nella ordinanza.

Queste operazioni posso continuare ad effettuarle nel caso debba correggere/aggiungere testo alla bozza di ordinanza.

Allegare files alla ordinanza

Oltre alla ordinanza si possono allegare ulteriori files per completarne la cartellina. Per far ciò, partendo dalla pagina della ordinanza, cliccare sulla sezione "Allegati" nella parte destra clicco sul pulsante e appare una nuova finestra

da cui posso selezionare massivamente i files da caricare cliccando sul pulsante e selezionando i files dalla classica maschera di selezione di Windows

una volta selezionati e cliccato su "Apri" essi verranno precaricati nella maschera

dove si potrà ancora avere la possibilità di eliminarne dalla lista cliccando sulla X in corrispondenza del file. Infine cliccando su verranno trasferiti nella cartellina della ordinanza e la procedura sarà conclusa.

Nel caso si voglia eliminare un file caricato basterà evidenziarlo dalla lista sulla sinistra e in "Modifica Dettaglio" cliccare sul pulsante e dopo aver risposto "SI" al messaggio

il file verrà tolto dall'elenco.

Si ricorda di salvare l'ordinanza una volta effettuate tutte le operazioni.

Dall'elenco dei files cliccando il pulsante è possibile aprire una anteprima, per le estensioni riconoscibili.

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Ricercare le ordinanze

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Esiste una sola maschera di ricerca delle ordinanza, la si può trovare in vari modi, qui ne proponiamo uno ovvero dalla barra di ricerca degli applicativi digito "ricerca ordinanze" e la ricerca mi propone il menu specifico, si potrà renderlo un preferito cliccando nella linguetta la bandierina

sul lato sinistro abbiamo l'accentratore dei filtri di ricerca, mentre sulla destra troviamo l'elenco dei risultati, già nell'elenco troviamo una icona che se cliccata espande la riga mostrando ulteriori informazioni come la parte contabile

per aprire la cartellina della ordinanza clicco su qui vedremo la rappresentazione della ordinanza divisa in due sezioni: l'accentratore con le varie sezioni sulla sinistra, i dettagli di ogni sezione selezionata sulla destra.

Stampare un atto (facoltativo)

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E' possibile stampare l'ordinanza anche se, nel rispetto della gestione documentale, questa operazione deve essere vista semplicemente come produzione di mere copie di lavoro.

Ovviamente l'apertura in visualizzazione degli atti permette sempre di stampare dall'applicativo con cui si è aperto il file (ad es. MS Office o Libreoffice).

Per i soli atti adottati ed esecutivi e con iter concluso è possibile stampare/esportare una copia in pdf con un "timbro" applicato, questo diviene utilissimo nel caso di produzione di copie conformi all'originale digitale. La configurazione dei timbri va configurata da un istruttore Maggioli.

Dalla sezione "Allegati" presente nell'accentratore della ordinanza cliccare il pulsante

nella maschera che apparirà potremo selezionare quale tipo di timbro si vuole usare

si può spuntare la voce "Anteprima" per vedere prima di stampare (consigliato), e si possono selezionare i file che si vuole "stampare" spuntandoli (per default vengono selezionati tutti). Cliccando su verrà prodotto un unico file .pdf con applicato, a seconda del criterio del timbro, il nostro timbro.

Ovviamente è chiaro che cercando di stampare file che non sono propriamente "stampabili" il risultato può variare di molto. Ad esempio se cerco di "stampare" un foglio MS Excel contenente più fogli è ovvio che il risultato sarà pessimo proprio perché la conversione in pdf non è in grado di convertire in maniera opportuna tale tipo di file, e questo è solo un esempio. Chiaramente ci sono molte più possibilità che il risultato sia accettabile se i file da "stampare" siano già essi stessi .pdf. Quindi si vuole ricordare che la stampa con il timbro ha dei suoi limiti intrinsechi che non sono bypassabili, in quel caso si dovrà aprire il file incriminato a parte e procedere con la stampa a parte, perdendo ovviamente la possibilità di avere il timbro.

Avviare l'iter approvativo

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La fase di redazione dell'atto comporta molto lavoro per rendere il testo dello stesso esente da errori, ma non è che la prima fase di vita dell'atto. La seconda fase, che va obbligatoriamente avviata solo quando la prima è conclusa, consiste nell'iter approvativo che l'atto deve passare per poter diventare esecutivo, questo comporta svariati passaggi tra cui anche la firma digitale. L'iter approvativo è diverso cliente per cliente quindi qui non ne verrà riportato nessuno, qui vedremo solo come avviarlo.

Quindi l'avvio dell'iter è assolutamente l'ultima operazione che deve essere eseguita sull'atto, sapendo che una volta avviato l'iter non si torna indietro. E' come se la cartellina dell'atto fosse impacchettata e trasferita dal tavolo del redattore al tavolo di chi è stato censito nell'iter che debba eseguire la prima attività, poiché il redattore non ce l'ha più sulla sua scrivania di certo non può più metterci le mani.

per avviare l'iter cliccare il pulsante presente nell'atto stesso, appare questo messaggio

a cui si deve rispondere "SI" per avviare l'iter.

D- Chi può avviare l'iter?

D: Chi può avviare l'iter? R: chi vede l'atto. Quindi può essere il redattore dell'atto stesso, e la stragrande maggioranza delle volte è così, ma potrebbe essere anche uno dei componenti dell'ufficio a cui l'atto è stato creato in carico (valore nel campo "ufficio").

D- Una volta avviato l'iter posso continuare a modificare il testo dell'atto?

D: Una volta avviato l'iter posso continuare a modificare il testo dell'atto? R: ASSOLUTAMENTE NO!. Una volta che l'atto entra nel percorso approvativo esso viene "bloccato" in sola lettura a chiunque eccetto al/agli utente/i che ricevono in carico l'attività dell'iter, per semplicità, se avvio l'iter e il primo passaggio è una attività di verifica del Responsabile, solo il responsabile una volta presa in carico l'attività assegnata automaticamente a lui potrà modificare/correggere il testo, l'utente redattore non può in nessun modo.

D- posso "andarmi a riprendere" l'atto dalla scrivania dell'utente a cui il programma ha assegnato l'attività?

D: Ma se appena avviato mi accorgo che ho sbagliato posso "andarmi a riprendere" l'atto dalla scrivania dell'utente a cui il programma ha assegnato l'attività? R: ASSOLUTAMENTE NO!. Non ha senso una richiesta del genere in un ambito di gestione di un flusso di lavoro codificato e definito. In un caso del genere è chi ha in carico l'attività che può restituirla, sempre che questo sia previsto dall'iter approvativo. Solo chi ha in carico l'attività assegnata dall'iter ha il comando della situazione.

D- Una volta firmato digitalmente è possibile modificare l'atto?

D: Una volta firmato digitalmente è possibile modificare l'atto? R: ASSOLUTAMENTE NO!. Se fosse possibile modificare un atto firmato quale valore avrebbe la firma digitale apposta? Assolutamente nulla. Ecco perché, semplicemente, non è possibile in alcun modo correggere un atto firmato digitalmente.

D- Voglio solo correggere un refuso!

D: Ma non voglio alterare l'atto, voglio solo correggerlo perché c'è un refuso, perché non posso anche in questo caso? R: E' una domanda senza senso. Noi esseri umani comprendiamo la gravità di una modifica, nessun programma informatico "capisce" un concetto del genere, per un programma è 0 o 1, si può o non si può, e se si può è l'utente umano che comprende il valore della modifica e basta una virgola in più o in meno per cambiare completamente il senso di tutto l'atto, questo si chiama "lingua italiana". Ecco perché (ed è solo uno dei tanti motivi..) la firma digitale blocca il documento, è l'unico modo di garantire senza dubbio che l'atto sia esattamente quello che il firmatario ha firmato con la firma digitale. E la scusa del "ma con il cartaceo potevo farlo..." è semplicemente FALSO, non si poteva neppure con il cartaceo, è che nessuno può distinguere un documento firmato a penna ora o tra una settimana. Con la firma digitale invece si può! Ricordiamoci sempre che il mondo cartaceo e il mondo digitale sono due universi diversi, con regole e vincoli profondamente diversi e non è detto che le prassi che si aveva con il cartaceo si possa applicare anche nell'universo digitale, anzi!