Accertamento da Polizia Municipale

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Introduzione

Nella configurazione standard dell'applicativo, contestualmente alle pratiche migratorie e di cambio indirizzo, la procedura per gli accertamenti anagrafici prevede i seguenti passaggi:

1. l'ufficiale di Anagrafe produce l'apposito verbale di accertamento e lo consegna fisicamente agli accertatori, ovvero agli ufficiali di Polizia Municipale;
2. gli ufficiali di Polizia Municipale procedono ai relativi controlli sulla veridicità delle dichiarazioni dei cittadini in merito ai requisiti per la dimora abituale;
3. ad accertamenti conclusi, gli ufficiali di Polizia Municipale restituiscono fisicamente il verbale debitamente compilato all'ufficiale di Anagrafe;
4. l'ufficiale di Anagrafe procede con l'avanzamento della pratica, andando a compilare l'apposita maschera prevista per l'esito degli accertamenti.

La procedura standard quindi prevede che l'ufficiale di Anagrafe debba gestire tutti gli step relativi all'accertamento della residenza in Sicraweb EVO:

Abilitando il modulo di Accertamento da Polizia Municipale, si darà accesso alla procedura direttamente agli ufficiali accertatori, rendendoli del tutto autonomi nella produzione ed acquisizione dei documenti e nell'avanzamento dell'iter della pratica allo step successivo.
La procedura avanzata perciò inoltra telematicamente la richiesta all'ufficiale accertatore, il quale in autonomia la gestisce su Sicraweb EVO:

Attivando questa funzionalità, l'ufficiale di anagrafe non dovrà più quindi stampare gli allegati al Modello APR4, il verbale, consegnarlo all'accertatore, caricare i dati degli esiti, scansionare i documenti per acquisirli nel documentale, ...; tutti i passaggi descritti, saranno gestiti in completa autonomia dall'ufficiale accertatore.
Quando la verifica della dimora abituale sarà completata, l'ufficiale di Anagrafe riceverà semplicemente l'attività di esito positivo o negativo (con tutti i dati e documenti già caricati) e potrà proseguire nel perfezionamento della pratica.

NOTA La funzione avanzata di Accertamento da Polizia Municipale necessita obbligatoriamente della pianificazione di giornate di intervento on-site per la configurazione, parametrizzazione e formazione degli operatori.

Nei prossimi paragrafi sono descritte le istruzioni operative che descrivono il funzionamento della procedura di accertamento telematico da parte della Polizia Municipale.

Richiesta di accertamento (Anagrafe)

All'apertura di una nuova pratica di Immigrazione, Cambio indirizzo, Costituzione convivenza di fatto o più in generale ovunque sia prevista una eventuale verifica della dimora abituale, l'applicativo chiede come di consueto se si desidera effettuare l'accertamento, come da immagine di esempio che segue:

Nel caso in cui si decida si avviare la verifica della dimora abituale, l'attività verrà inoltrata direttamente all'ufficio degli accertatori.

ATTENZIONE A differenza della procedura "standard": non sarà quindi più necessario stampare allegati e verbale di accertamento, in quanto l'accertatore le produrrà in autonomia; l'attività di accertamento (lato Anagrafe), riconoscibile dall'icona , non sarà più subito visibile all'ufficio Anagrafe nella lista delle attività, in quanto sarà visibile e gestita dall'accertatore in autonomia.

Lista delle attività

Come detto in precedenza, l'attività di accertamento verrà inoltrata direttamente all'ufficio degli accertatori. Sarà quindi la procedura a "smistare" in automatico le attività all'ufficio di competenza, secondo gli step previsti dal workflow.

Ufficio Anagrafe

L'ufficio Anagrafe, accedendo alla lista delle attività nel contesto Pratiche migratorie, non visualizzerà più subito le attività relative allo step di accertamento della residenza (riconoscibili dall'icona ), ma dovrà attendere il ritorno dell'attività in seguito all'esito positivo o negativo dell'accertamento eseguito dalla Polizia Municipale, per proseguire col perfezionamento della pratica.

Ufficio Accertatori

Al contrario, l'ufficio Accertatori accedendo alla stessa lista delle attività nel contesto Pratiche migratorie visualizzerà l'elenco che include solo le attività relative agli accertamenti da eseguire (riconoscibili dall'icona ).

Stampa verbale ed allegati (Accertatori)

Non appena l'ufficiale di Anagrafe darà conferma di verifica dimora abituale, la prima attività che verrà assegnata agli accertatori (ufficiali di Polizia Municipale) sarà quella relativa alla Stampa moduli accertamento (contrassegnata dall'icona ). In questa attività l'accertatore potrà decidere se:

1. produrre le stampe desiderate tra quelle proposte (verbale di accertamento, l'allegato al Modello APR4 e l'APR4 stesso);
2. oppure proseguire allo step successivo, saltando le stampe (che, in caso di necessità, potranno essere riprodotte anche in un secondo momento).

Esito accertamenti (Accertatori)

Dopo l'attività relativa alle stampe, verrà visualizzato lo step relativo all'Accertamento pratica anagrafica (contrassegnato dall'icona ).

La maschera dell'accertamento è suddivisa in pannelli che mostrano:

• i componenti della pratica;
• le visite effettuate per l'accertamento in questione;
• l'esito dell'accertamento.

Componenti della pratica

In questo pannello vengono visualizzati i componenti interessati nella pratica, ovvero le persone da controllare.

In corrispondenza di ciascun nominativo è presente il flag "Mancante": contrassegnare qui i soggetti mancanti solo se si volesse marcare come "positivo" l'esito dell'accertamento ma indicando alcuni soggetti mancanti durante la visita di accertamento.

ATTENZIONE Contrassegnare come "mancante" uno o più soggetti in questa fase non comporta alcun automatismo di rigetto della pratica, in quanto l'Ufficiale di Anagrafe ha comunque "l'ultima parola" indipendentemente dall'esito degli accertamenti indicato dall'accertatore.

Visite effettuate

Il pannello delle visite consente l'inserimento delle visite effettuate. Premere il pulsante Aggiungi e compilare i dati relativi a Data visita (giorno/ora) ed eventuali Note (campo di testo libero), come da immagine di esempio che segue:

NOTA Tutti i dettagli della visita sono considerati facoltativi, in quanto ai fini dell'avanzamento della pratica quello che conta è lo Stato Reperimento; tuttavia è consigliato compilarli, soprattutto nel caso di accertamenti negativi allo scopo di poter fornire riscontro in caso di eventuali contestazioni.

Stato reperimento

Il pannello dello "Stato reperimento" è quello dedicato all'esito delle verifiche della dimora abituale da parte dell'accertatore.

Le opzioni disponibili sono:

• Visite in corso (default): mantiene la pratica nello stato di "accertamento in corso"; questo significa che anche premendo il tasto Prosegui l'attività rimarrebbe comunque in carico all'accertatore in attesa dell'esito definitivo.
• Persone reperite: se selezionato, l'attività di accertamento si conclude con esito positivo e il workflow prosegue con lo step successivo, ovvero alla conferma accertamento da parte degli operatori di anagrafe.
• Persone non reperite: se selezionato, l'attività di accertamento si conclude con esito negativo e il workflow prosegue con lo step successivo, ovvero alla conferma accertamento da parte degli operatori di anagrafe.
• Silenzio assenso: questa opzione dovrebbe essere selezionata quando i termini per l'accertamento sono scaduti e si intende far proseguire il workflow con lo step successivo, ovvero alla conferma accertamento da parte degli operatori di anagrafe.

Oltre all'indicazione dello Stato reperimento, l'accertatore ha la possibilità di rettificare l'indirizzo dichiarato (visibile nel campo Residenza dichiarata), indicando l'indirizzo effettivo nel campo Residenza rettificata. In questo modo con la chiusura della pratica verrebbe corretto anche il dato anagrafico per i soggetti interessati.

Infine sono presenti in fondo alla maschera altri pulsanti che consentono di:

• accedere agli Allegati della pratica, per l'eventuale caricamento di documentazione (foto, scansioni o altra documentazione utile); naturalmente sono attive tutte le funzionalità legate alla gestione documentale di Sicraweb EVO (firma digitale, protocollazione, invio tramite email, ecc.).
• accedere alla Pratica, per consultare tutti gli estremi della pratica in caso di necessità.
• accedere alle Stampe, in caso sia necessario produrre stampe, quali il verbale di accertamento o altro.

Una volta compilati i campi indicati, premere il tasto Prosegui per fare avanzare il workflow allo step successivo.

NOTA Come indicato in precedenza, l'unica opzione che non farà avanzare l'attività all'Ufficio Anagrafe è l'indicazione di "Visite in corso" che consentirà semplicemente di salvare i dati inseriti ma lasciando in carico l'attività agli accertatori. Tutte le altre opzioni indicate come "Stato reperimento" faranno invece avanzare il workflow alla fase successiva, ovvero all'Ufficio Anagrafe: sarà poi facoltà dell'operatore di Anagrafe valutare se proseguire con la conclusione positiva o negativa della pratica, od eventualmente richiedere ulteriori accertamenti.

Risultato dell'accertamento (Anagrafe)

Quando l'accertatore termina la fase delle visite, l'attività torna in carico all'Ufficio Anagrafe e sarà riconoscibile dall'icona :

Accedendo alla maschera di dettaglio, l'ufficiale di Anagrafe potrà quindi consultare l'esito degli accertamenti eseguiti dalla Polizia Municipale, tutti i dettagli delle visite e gli eventuali documenti acquisiti e caricati.

A questo punto l'operatore dovrà compilare la sezione Risultato dell'accertamento, dove potrà decidere l'esito definitivo di questa fase, scegliendo tra:

• Non ancora completato (default): lascia il procedimento in sospeso rimandando la decisione; l'attività resta in carico all'Ufficio Anagrafe, in attesa di una scelta tra le altre disponibili.
• Conferma la pratica: termina la fase di accertamento con esito positivo e prosegue con l'iter della pratica.
• Positivo per termini scaduti: anche se decorsi i termini, viene terminata comunque la fase di accertamento con esito positivo, proseguendo con l'iter della pratica.
• Rigetta la pratica: termina la fase di accertamento con esito negativo e prosegue con l'iter della pratica suggerendo all'operatore una chiusura negativa di tutto il procedimento.
• Da ripetere: viene richiesto un nuovo accertamento, per cui l'attività verrà inoltrata nuovamente all'ufficio degli accertatori per rieseguire la verifica della dimora abituale.

Preavviso di rigetto (art.10 bis) (Anagrafe)

Nel caso in cui come Risultato dell'accertamento si sia scelta l'opzione Rigetta la pratica, l'applicativo come step successivo proporrà automaticamente la stampa del Preavviso di rigetto (Art.10 bis).

A questo punto sarà presente una nuova attività Attesa controdeduzioni al rigetto, riconoscibile dall'icona .

L'attività rimarrà quindi in sospeso fino al riscontro della eventuale presentazione di controdeduzioni valide da parte del cittadino, tali da giustificare una ripetizione dell'accertamento della dimora abituale. Accedendo all'attività, infatti, verranno poste le seguenti opzioni di scelta:

• Si: verrà creata automaticamente una nuova attività di accertamento per l'Ufficio degli Accertatori. Lo svolgimento di tale attività avverrà esattamente come tutte le altre e come già illustrato nei paragrafi precedenti; l'unica differenza è rappresentata dal fatto che verrà evidenziato che si tratta di ripetizione dell'accertamento, come da immagine di esempio:
  
• No: la pratica procederà al prossimo step, ovvero quello di chiusura pratica con esito negativo, con le conseguenze del caso (rigetto della pratica e ripristino delle posizioni precedenti per i soggetti coinvolti).

NOTA In caso di più accertamenti necessari per una stessa pratica, si fa notare che: accedendo all'attività del singolo accertamento sarà possibile visualizzare solo le visite di quell'accertamento; accedendo invece agli accertamenti dal relativo pulsante presente all'interno della pratica, sarà possibile visualizzare le visite eseguite per ogni distinto accertamento.

Ripetere gli accertamenti (Anagrafe)

Qualunque sia stato l'esito degli accertamenti svolti dalla Polizia Municipale, l'ufficiale di Anagrafe può valutare all'occorrenza di ripetere nuovamente la verifica della dimora abituale, in caso lo ritenga necessario.
Come già visto, infatti, tra le opzioni disponibili come Risultato dell'accertamento è presente anche la scelta Da ripetere.

Anche in fase di chiusura della pratica (ultimo step dell'iter) è presente il pulsante Ripeti accertamento che consente di inoltrare nuovamente l'attività di accertamento all'ufficio degli accertatori.

NOTA A livello software, non vi è un limite del numero di volte per il quale è possibile ripetere un accertamento, fino a che il procedimento non arriva alla sua conclusione, sia in positivo che in negativo.