Pratiche - Pratiche edilizie: istruttoria documentale

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Introduzione

In questa sezione verranno illustrate le varie funzionalità dell'istruttoria documentale

Istruttoria documentale

All'interno di questa sezione, viene raccolto l'insieme dei documenti (in entrata, in uscita, interni, pareri e provvedimenti) gestiti durante l'iter di una pratica.

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Nella sezione denominata "Documentazione acquisita", si vede la lista dei documenti finora presenti nella pratica. Nella sezione denominata "Documentazione da allegare", si vede l'elenco di tutti i documenti previsti dal procedimento. I documenti contrassegnati in blu sono quelli già presenti nella documentazione acquisita. L'iconcina della stampante rappresenta l'esistenza di un modello utile per ottenere l'allegato da produrre per quel determinato documento (tipo stampa unione).

Nella parte più in alto della schermata, è possibile filtrare i documenti per tipologia, descrizione/protocollo, stato di completamento ed eventuali etichette

La bottoniera sotto la sezione "Documentazione acquisita" permette di:

• Modificare un documento;
• Cambiare la tipologia di un documento;
• Eliminare un documento
• Assegnare etichette al documenti
• Verificare la completezza formale
• Eseguire una multiselezione
• Aggiungere colonne alla sezione

La bottoniera sotto la sezione "Documentazione da allegare" permette di:

• Aggiungere un documento;
• Inserire un documento non previsto dal procedimento;
• Scartare un documento
• Filtrare i documenti
• Eseguire una multiselezione
• Aggiungere colonne alla sezione

Tipologie di documento

I documenti si dividono in:

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• Documenti in entrata: comprendono i documenti arrivati con il protocollo di domanda ed ulteriori documenti in ingresso (ad es. integrazioni ricevute)
• Documenti in uscita: comprendono i documenti inviati all'esterno (ad es. una richiesta di integrazioni)
• Documenti interni
• Pareri (sia richiesta che esito)
• Provvedimenti

Come creare un documento

In questa sezione verrà illustrata la creazione di un documento in uscita, a titolo di esempio.

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Per generare un documento, selezionare la riga del documento desiderato e cliccare sull'icona "+"

Si apre quindi la finestra di dettaglio del documento.

Al suo interno, si precompilano dei campi (n. di copie presentate e data di presentazione del documento) mentre altri vanno inseriti manualmente dall'utente. Cliccando su si crea automaticamente il modello precompilato;

Cliccando su si possono caricare file direttamente dal pc, acquisire file già presenti tra gli allegati della pratica, acquisire file già presenti tra gli allegati tipizzati, acquisire file presenti in protocolli già associati alla pratica o ad altri protocolli presenti nel sistema.

Cliccando su è possibile associare dei tag al documento

Una volta gestiti gli allegati, si compila il campo dell'elemento documentale associato (1) e si attivano rispettivamente i pulsanti delle assegnazioni, avvio iter e pubblicazione albo pretorio

Qualora il documento preveda l'uscita di un protocollo, questo si genera automaticamente, oppure è possibile inserirlo manualmente nell'apposito campo

Sull'icona della graffetta in basso a sinistra si può notare come si attivi il contatore del numero di allegati presenti nel documento. Una volta cliccatoci sopra, è possibile eseguire una serie di ulteriori operazioni:

• Con il pulsante "Carica", è possibile caricare ulteriori file direttamente dal PC;
• Con il pulsante "Scanner", si possono inserire direttamente scansioni singole o multiple;
• Con il pulsante "Inserisci" si possono inserire file da modello o da altri documenti/protocolli;
• Con il pulsante "Firma si possono firmare e/o marcare dei documenti;
• Con il pulsante "PDF" è possibile sia convertire in pdf un documento, sia convertirlo e firmarlo;
• Con il pulsante "Esporta", le righe selezionate possono essere esportate come file .zip;
• Con il pulsante "Stampa" è possibile stampare il file selezionato.

Una volta terminata la gestione del documento, si può vedere come in istruttoria sia presente una nuova riga e il documento evidenziato in blu

Scorrendo con la barra orizzontale la sezione "Documentazione acquisita", si possono vedere delle altre colonne con ulteriori informazioni, ovvero se vi sia un iter di workflow attivo, quanti allegati sono presenti all'interno di un documento e la possibilità di visualizzarli in anteprima