Gestione Ordinaria procedimenti di Rinnovo

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Introduzione

L'iscrizione anagrafica dello straniero extracomunitario dipende dal possesso di un documento di soggiorno valido, ma stando alla attuale normativa vigente, la domanda di cambio residenza va accolta anche con permesso scaduto qualora l'interessato esibisca la ricevuta della domanda di rinnovo rilasciata dalla questura.
Vi saranno inoltre diversi casi per i quali il permesso di soggiorno del cittadino extracomunitario regolarmente iscritto nella propria anagrafe, sia prossimo alla scadenza, già scaduto o addirittura mai consegnato.
Per i documenti che hanno una scadenza gli interessati devono provvedere al loro rinnovo e, una volta ottenuto, dichiararlo all'anagrafe del comune dove risiedono; in caso contrario, decorso il tempo previsto dalla normativa dopo la scadenza, l'anagrafe procede alla cancellazione per mancato rinnovo del documento di soggiorno.
Solitamente la modalità operativa è la seguente:

1. l'anagrafe verifica periodicamente quali residenti extracomunitari hanno il documento in scadenza e invia loro un avviso che li avverte della necessità di rinnovarlo e di riferirne poi all'anagrafe;
2. gli interessati rinnovano il documento e lo presentano all'anagrafe rinnovando la dichiarazione di dimora;
3. l'anagrafe verifica periodicamente quali residenti extracomunitari hanno il documento scaduto e invia loro una diffida che gli intima di rinnovarlo e riferirne all'anagrafe pena la cancellazione anagrafica decorsi 30 giorni.

L'applicativo prevede apposite funzioni per la generazione di avvisi e diffide per le quali si rimanda alle relative guide.
Ogni qualvolta si genera un avviso o una diffida attraverso gli strumenti sopraindicati, l'applicativo apre automaticamente un procedimento di rinnovo per tutti i soggetti interessati. In questo modo è possibile monitorare e gestire tutti i soggetti extracomunitari per i quali è stato aperto un procedimento di rinnovo: sarà possibile consultare i dati, generare elenchi di controllo, modificare o eliminare il procedimento, riprodurre in ogni momento la stampa relativa all'avviso o alla diffida e gestire direttamente la dichiarazione di rinnovo per la chiusura del procedimento in corso.

Pannello di Gestione Procedimenti

Per accedere a questa funzionalità occorre accedere alla voce di menù Demografico -> Anagrafe della Popolazione -> Stranieri -> Extracomunitari -> Gestione procedimenti.
La maschera si presenta suddivisa in due sezioni: sulla sinistra i filtri di ricerca e sulla destra la griglia con i risultati della ricerca. Per visualizzare la lista dei procedimenti aperti è sufficiente cliccare sul pulsante :

Nella sezione di sinistra è possibile impostare i vari filtri di ricerca, in modo da ottenere la lista filtrata in base alle esigenze; ad esempio è possibile:

• ricercare un nominativo specifico (tramite i campi Nominativo e Codice fiscale);
• ricercare un range di cognomi/nomi (tramite i campi presenti nel sottomenù "Filtra nominativi");
• filtrare i procedimenti per i quali è stato generato un avviso o una diffida in un determinato periodo;
• filtrare per tipologia di procedimento (solo avvisi o solo diffide);
• visualizzare anche i procedimenti già conclusi (togliendo la spunta "Mostra solo procedimenti aperti").

Il pannello dei risultati di ricerca mostra già in griglia tutti i dati salienti relativi ai soggetti interessati e ai procedimenti. Per ogni soggetto sono presenti i dati salienti anagrafici (cognome, nome, data e comune di nascita, indirizzo di residenza), stato del procedimento (Avviso / Diffida / Chiuso), data dell'avviso, data della diffida, data della dichiarazione e data e motivo di chiusura del procedimento.
Inoltre, una volta selezionata una riga nella griglia dei risultati, sono presenti sopra alla griglia i seguenti pulsanti:

• Nuovo procedimento: si aprirà la maschera per l'inserimento di un nuovo procedimento, in cui occorrerà compilare i dati e salvarli;
• Modifica procedimento: si aprirà la maschera per la modifica dei dati di un procedimento esistente (ad esempio modificando le date o la tipologia di avviso/diffida);
• Elimina procedimento: consente l'eliminazione di un procedimento esistente (l'applicativo mostrerà un ulteriore messaggio di conferma);
• Scheda individuale: consente di accedere alla scheda individuale del cittadino selezionato;
• Estremi documento: consente di visualizzare i dati del documento di soggiorno;
• Apri dichiarazione: consente di aprire la dichiarazione di rinnovo per il cittadino selezionato;
• Storico documenti: consente di visualizzare la cronistoria dei documenti di soggiorno;
• Stampe: consente di (ri)stampare i moduli relativi agli avvisi/diffide/dichiarazioni di rinnovo, a seconda dello status del singolo procedimento selezionato.

Nella parte passa della maschera invece sono presenti alcune funzionalità che consentono di fare operazioni avanzate, illustrate neii paragrafi successivi.

Comunicazioni ed Elenchi

Premendo il pulsante Comunicazioni ed Elenchi sarà possibile generare alcune stampe utili, in particolare:

• Comunicazioni alla Questura: stampe da inviare alla Questura relative al Rinnovo della dimora abituale e alla Comunicazione di variazione anagrafica. Entrambe possono essere prodotte sia come Lettera singola (unica lettera cumulativa contenente la lista dei nominativi interessati), sia come Multi lettera (una lettera per ogni nominativo).

• Elenchi: stampe di controllo preventivo della quantità di soggetti che saranno interessati dalla generazione degli avvisi o di eventuali anomalie presenti nella propria base dati (ad esempio soggetti senza i dati del documento di soggiorno).
  
  Tra le stampe di controllo presenti, particolarmente utile è l' Elenco stranieri con documento di soggiorno a rinnovo in quanto aiuta l'operatore ad individuare tutti quei cittadini residenti extracomunitari che pur avendo provveduto a consegnare una ricevuta postale, non abbiano ancora provveduto a consegnare un documento di soggiorno valido.

• Stampa invito stranieri ad inserire il neonato nel permesso: si tratta di una stampa da consegnare ai genitori di neonati stranieri per invitarli ad avviare la pratica per il documento di soggiorno del minore neonato.

Una volta selezionata la stampa che si intende effettuare, sulla destra c'è la possibilità di impostare alcuni parametri (filtri relativi a date di validità da considerare e/o nominativi, oppure definizione dell'ordinamento) in modo da produrre le stampe in base alle necessità.
Cliccare infine su per produrre il file.

Storico Avvisi e Diffide

Con la funzione di Avvisi/Diffide è possibile interrogare lo storico di tutte le generazioni di avvisi o diffide avvenute con l'applicativo, come da immagine di esempio che segue:

Per ogni generazione, verrà mostrata una riga con l'indicazione della tipologia (avviso o diffida) e la data in cui è stata generata; dopo aver selezionato la riga desiderata, è sufficiente cliccare sul pulsante per visualizzare le generalità dei soggetti interessati da quella generazione.
Se nel frattempo un procedimento è stato concluso, in quanto l'interessato ha fornito una relativa dichiarazione di rinnovo, verrà evidenziato con l'indicazione di Stato procedimento Chiuso.

Sarà inoltre possibile eliminare una intera generazione di avvisi/diffide selezionando la riga nella lista di sinistra e cliccando sul pulsante Elimina che compare in alto. Verrà chiesta una conferma prima di procedere con l'effettiva eliminazione dei procedimenti legati alla generazione selezionata, come nell'immagine seguente:

Inserimento Dichiarazione di Rinnovo

Con questa funzione è possibile inserire la Dichiarazione di Rinnovo, ovvero i dati relativi al nuovo documento di soggiorno in possesso del cittadino, o ai suoi eventuali dati di rinnovo; sempre da questa funzione è possibile indicare gli estremi della eventuale ricevuta postale relativa al kit di richiesta per l'emissione di un nuovo permesso (che in base alla normativa vigente, ai fini della iscrizione anagrafica, è equipollente al possesso di un documento di soggiorno).
Per i dettagli sul funzionamento di questa funzionalità si rimanda alla guida dedicata.

Generazione Avvisi di Scadenza

Con questa funzione è possibile generare l'Avviso di Scadenza del Documento di Soggiorno, per tutti i cittadini di cittadinanza extracomunitaria iscritti nella propria anagrafe che sono in possesso di un documento di soggiorno prossimo alla scadenza in un determinato periodo (scelto dell'operatore).
Per i dettagli sul funzionamento di questa funzionalità si rimanda alla guida dedicata.

Generazione Diffide

Con questa funzione è possibile generare la Diffida, per tutti i cittadini di cittadinanza extracomunitaria iscritti nella propria anagrafe che sono in possesso di un documento di soggiorno scaduto in un determinato periodo (scelto dell'operatore).
Per i dettagli sul funzionamento di questa funzionalità si rimanda alla guida dedicata.

Generazione Stampe Massive

Dal pannello di gestione dei procedimenti di rinnovo è possibile riprodurre massivamente le stampe legate ad avvisi o diffide prodotte in precedenza.
Cliccando sul pulsante Operazioni massive - Genera stampe si aprirà la maschera in cui scegliere il tipo di stampa che si intende effettuare, relativamente ai soli soggetti risultanti dalla interrogazione nella maschera di ricerca precedente.

Di conseguenza le operazioni da effettuare sono:

1. effettuare la ricerca impostando i filtri in base alla necessità
2. cliccare sul pulsante Operazioni massive - Genera stampe
3. generare le stampe limitatamente ai risultati della ricerca effettuata