Affari Generali - Protocollo Informatico: Guida utente: differenze tra le versioni

Versione delle 09:51, 24 ago 2022

Introduzione

Lo scopo di questa guida è di rendere autonomi gli utenti nelle operazioni quotidiane di ricerca, redazione dei documenti protocollati. Verranno, quindi, illustrati, nello specifico soprattutto questi argomenti:

Registrare un protocollo in Entrata/Uscita/Interno
Ricercare un protocollo
Richiedere annullamenti di un protocollo
Protocollare da PEC
Creare una Anagrafica Unica

Per poter eseguire queste operazioni si ricorda che è necessario avere i permessi specifici, i quali non vengono assegnati a tutti. Quindi potrebbe essere che alcune delle funzioni qui illustrate non siano accessibili.

Nell'ambito di questa guida con il termine "protocollo" ci si riferisce sempre ad un documento protocollato. In questa guida si riscontreranno questi due termini indifferentemente, sono sinonimi.

Accedere a SicrawebEVO

Per accedere al programma Sicraweb si rimanda a questa guida. [guida come accedere a SicrawebEVO]

Ricerca dei protocolli

Possiamo immaginare il Protocollo come un "archivio" dove vengono immagazzinati tutti i documenti in Entrata, Uscita e Interni per averli in un unico posto facilmente accessibile e dove poterli facilmente ricercare, e lo possiamo immaginare contemporaneamente come un "tracciatore" della storia dei "passaggi di mano" che tale documento protocollato ha avuto, sempre avendo in mente la finalità che è quella di venire facilmente a conoscenza di tutte le informazioni essenziali riguardanti quello specifico documento.

E' bene tenere a mente che il Protocollo non è un gestore di pratiche e che il protocollo tratta documenti singoli. Come è noto una pratica può contenere più documenti protocollati, stessa cosa dicasi per i fascicoli. Il protocollo non tratta le pratiche ma da esso le si possono creare e tratta per la sua porzione parziale e specifica i fascicoli.

per aprire la finestra della ricerca protocolli ci sono vari modi, ne indichiamo tre:

Barra della ricerca: questo è il metodo più intuitivo, digitare anche poche lettere della funzione desiderata e il menu riporterà in tempo reale il risultato della ricerca, si potrà quindi scegliere agevolmente e velocemente la funzione interessata

Uso dei preferiti: con SicrawebEVO vengono introdotti i preferiti ovvero quelle funzioni che vogliamo avere sempre a portata di mano. Per una esaustiva informazione su come creare e gestire i preferiti si veda il seguente argomento [wiki su gestione preferiti]

Uso della cronologia: una ulteriore possibilità introdotta con SicrawebEVO è la possibilità di avere un widget nella dashboard che mostra la cronologia delle funzioni usate, è utilissima per poter aprire nuovamente delle finestre chiuse recentemente. Per aggiungere il widget della cronologia si veda il seguente argomento [wiki sui widget]

una volta aperta la finestra della ricerca protocolli si potrà notare la disposizione logica che ritroveremo in tantissime altre finestre dell'applicativo. Ovvero la divisione in verticale in due o più porzioni.

Sul lato destro si trovano i parametri di ricerca, per default sono compressi, per espandere una sezione di parametri cliccare sulla icona , per ri-comprimere la sezione cliccare sulla icona

Il risultato della ricerca apparirà nella parte destra della finestra.

Per aprire un protocollo ci sono due possibilità:

Icona	Descrizione
Icona "Mostra dettaglio"	cliccare sulla icona presente a destra su ogni riga di protocollo "mostra dettaglio".
"Link"	cliccare sul numero di protocollo sottolineato

il risultato sarà l'apertura del vero e proprio protocollo

Come consultare un protocollo

All'apertura di un protocollo come visto sopra si presenterà così

La parte destra, chiamata Accentratore, raggruppa le informazioni necessarie in "sezioni" accessibili cliccandoci sopra

una volta cliccata le sezione desiderata nella parte sinistra, chiamata Dettaglio, verranno esposte le informazioni relative alla sezione scelta. I numeri visibili in alcune sezioni indicano che hanno al loro interno informazioni, dati, allegati e quanti. Ad esempio nella sezione "Assegnazioni" della immagine è segnalato "1" il che significa che il documento protocollato ha una assegnazione, per saperne di più basta cliccare la sezione e sulla destra avremo il dettaglio delle informazioni.

quest'ultima parte si adatta alle informazioni che deve esporre.

E' possibile passare da una sezione ad un'altra semplicemente cliccandoci sopra. Questa rappresentazione dei dati è uno standard, verrà ritrovato in tutte le finestre che devono esporre informazioni e dati.

Registrare un protocollo in Uscita

Hai sbagliato e non volevi vedere le istruzioni per registrare un protocollo in uscita? Vai a vedere le istruzioni per registrare un protocollo in entrata, oppure vedi le istruzioni per registrare un protocollo interno.

INFORMAZIONE

per dei suggerimenti su come compilare un protocollo si suggerisce di leggere Le pillole di Aurora redatte nell'ambito del Progetto Aurora”

La finestra che permette di registrare protocolli in uscita è raggiungibile in molti modi:

	Dove..	Immagine
1	Dalla pagina dei risultati di "Ricerca Protocolli". Cliccare il menu "+Protocollo" e dal menu a tendina scegliere.
2	Dalla barra di ricerca. Digitando il comando, ad esempio "uscita" il filtro proporrà..
3	Creando una scorciatoia come "Preferito", il pulsante sarà presente direttamente in dashboard..

La procedura per la protocollazione di un documento è guidata. Ovvero sono presenti 3 step che permettono di compilare in campi in maniera ordinata. La procedura guidata viene comunemente chiamata "wizard".

I tre step consistono della redazione, nell'ordine qui esposto, dei:

Dati generali del protocollo come oggetto, mittente/destinatario, classificazione ecc.. ecc..
Le assegnazioni agli uffici e il mittente interno che protocolla.
gli allegati informatici al documento che si sta protocollando.

Questi step sono chiaramente individuabili

e si può passare da uno step ad un altro solamente quando sono stati caricati i dati minimi e necessari richiesti, questo lo si comprende perché il pulsante "Successivo" passa da così a così .

Quando i dati minimi e necessari per poter protocollare il documento sono stati caricati si attiva anche il pulsante da così a così . Da quel momento è possibile registrare il protocollo.

E' presente anche il pulsante per tornare allo step precedente, appare automaticamente se la situazione lo richiede.

Vediamo ora la compilazione dei campi step per step:

Fase 1 - Dati generali

Campo

Descrizione

Campo "Oggetto"

Obbligatorio.

Digitare l’oggetto del protocollo. Suggerimenti: a) LEGGERE BENE TUTTO IL DOCUMENTO DA PROTOCOLLARE; b) analizzare il contenuto del documento per capire di cosa si tratta; c) SINTETIZZARE l’argomento del documento in una frase completa, chiara e non troppo sintetica. Si consiglia di usare almeno 30 caratteri per scrivere l’oggetto.

Campo "Destinatari"

Obbligatorio. Vanno caricati tutti i destinatari uno ad uno.

Campo	Richiesto	Descrizione
"Mezzo di Invio"	Obbligatorio.	Scegliere dal menu a tendina il mezzo con cui voi invierete questo documento! E' fondamentale comprendere che questo campo specifica il vostro modo di inviare il documento non come il destinatario lo riceverà. Ecco perché è presente solo il mezzo di invio PEC, ad esempio. Perché voi potete solamente inviare protocolli attraverso la PEC istituzionale dell'Ente essendo esso l'unico canale che vi da la garanzia che il documento protocollato inviato è stato correttamente e positivamente recapitato al destinatario, se anch'esso è dotato di PEC. Scegliendo tale mezzo di invio voi potete inviare a qualsiasi indirizzo email, sia esso PEC o non PEC (PEO ovvero Posta Elettronica Ordinaria). La differenza è normativa, ovvero inviando dalla vostra PEC ad un'altra PEC vi torneranno le ricevute di accettazione e avvenuta consegna, se inviate dalla vostra PEC ad indirizzo PEO semplicemente vi ritornerà solamente la ricevuta di accettazione e mai quella di avvenuta consegna. Per approfondimenti vedasi Le Domane e risposte frequenti
"Nominativo"	Obbligatorio	Il campo nominativo, per default, prevede la compilazione manuale del nominativo del destinatario. Questo è un vantaggio poiché non c'è nessun obbligo di salvare il nominativo in anagrafica. Ci sono tre modalità di caricamento del nominativo: Manuale (default) da Indice Generale (Anagrafica Unica) delle anagrafiche salvate nell'applicativo da IndicePA per usare la seconda e terza opzione va cliccato il pulsante apparirà un menu dove si sceglierà quale modalità usare, Indice Generale: si consiglia di digitare il nominativo da ricercare (o il cognome + nome se persona fisica) e cliccare sul pulsante , verrà automaticamente effettuata una ricerca nell'archivio delle anagrafiche locali e verrà riportato immediatamente il nominativo se la ricerca ne avrà trovato solo uno, oppure se i nominativi sono più d'uno verrà presentata una pagina con l'elenco, per selezionarne uno basterà evidenziarlo con un click del mouse e cliccare il pulsante in basso a destra. Per sbiancare il campo cliccare sul pulsantino con la "X" presente direttamente sul campo. IndicePA: digitare gli estremi per la ricerca (es. COMUNE DI PADOVA) si verrà trasferiti in questa pagina Dove potremo raffinare la ricerca (1), oppure selezionare un elemento tra quelli risultanti la ricerca (2), selezionato un elemento avremo la possibilità di visualizzare e selezionare una UO dell'Ente (3), infine potremo caricare i dati cliccando , oppure se vogliamo tornare alla pagina del protocollo basterà cliccare la freccia nella linguetta del titolo della pagina (4). Eccetto per la compilazione totalmente manuale, una volta selezionato l'elemento alcuni (o tutti) i campi verranno automaticamente compilati con i dati dell'elemento selezionato.
"Indirizzo"	Opzionale	in relazione a quanto scritto nel campo "Nominativo" qui vanno inseriti i dati dell'indirizzo fisico di residenza.
"Email"	Obbligatorio(*)	qui va digitalo l'indirizzo email del destinatario senza distinguere tra PEC o PEO. E' accettato qualsiasi indirizzo email. () Il campo è obbligatorio nel caso il mezzo di invio sia "PEC", "Interoperabile" o "PEO", non lo è negli altri casi come "Cartaceo" ad esempio.*
"Codice Fiscale" o "Partita Iva"	Opzionale	nel caso servano questi dati inserire il codice fiscale o la partita iva a seconda della natura del destinatario, oppure entrambi.
"Tipo""	Opzionale	Per default il campo è settato ad "a:". L'alternativa è "cc:". Questi campi sono mutuati dalle email e indicano se il destinatario è quello principale o solo per conoscenza. Si consiglia, per tutti i destinatari che vengono caricati, di lasciare l'impostazione di default a meno di situazioni particolari. Questo campo ha influenza sulla composizione dei destinatari nella eventuale email che viene composta dall'applicativo se il mezzo di invio richiede un invio di email.

Una volta compilati i campi (almeno quelli obbligatori) il pulsante diventa , cliccando il destinatario viene salvato e passa nella parte sinistra della sezione (1) la parte destra si "svuota" pronta per caricare un nuovo destinatario, ciò è intuibile dal pulsante "Conferma" che si disattiva (2) e si riattiverà quando saranno caricati almeno i dati obbligatori del successivo nominativo.

"Campo Estremi documento"

Opzionale.

Qui si possono inserire i dati di riferimento del documento. Esempio: se sto protocollando una Ordinanza che ha un suo numero di registro possiamo compilare questi campi con numero, anno, data dell'ordinanza.

"Campo Classificazione"

Obbligatorio.

La classificazione, dal 1 Gennaio 2022 è divenuta obbligatoria a fronte delle nuove linee guida AGID. Se ricordiamo Titolo.Classe in numeri possiamo digitarla direttamente e premere invio, verrà caricata direttamente. Esempio: 1.7 e verrà caricato direttamente "1.7 «SISTEMA INFORMATIVO»". Oppure basterà cliccare su e si aprirà una pagina con l'intero albero della classificazione

selezionare la classe desiderata e cliccare su

"Campo Fascicolo"

Opzionale (*).

Il fascicolo per default non è obbligatorio. Per poterlo selezionare è necessario valorizzare prima la classificazione, il fascicolo è sempre legato ad una classifica e nello specifico ad una Classe. Come sempre dal campo possiamo cercare per oggetto o numero/anno, oppure solo cliccando il campo ci verranno presentati i fascicoli come menu a tendina, oppure cliccando su potremo sfogliare e selezionare da elenco il fascicolo. (*) l'obbligatorietà della fascicolazione è parametrizzabile.

"Campo Note"

Opzionale.

qui si scrivono eventuali note interne relative al protocollo. Sono note visibili ed editabili da chiunque possa visualizzare il protocollo.

Fase 2 - Assegnazioni

Per un protocollo in uscita lo step assegnazioni prevede obbligatoriamente solamente la valorizzazione del campo "Mittente Intero" se non già valorizzato in automatico

Eventuali ulteriori assegnazioni interne hanno senso solo nel caso di assegnazioni per conoscenza, visto che un protocollo in uscita ha come destinatario di riferimento un esterno e non un interno. Per caricare assegnazioni per conoscenza cliccare su

Si possono caricare più Uffici ma uno alla volta. Utilizzare il campo "Ufficio Destinatario" per selezionare l'Ufficio per conoscenza. Cliccare su e l'elemento selezionato verrà caricato sulla parte sinistra

Una volta caricato l'ufficio mittente interno e gli eventuali opzionali altri uffici cliccare su

Fase 3 - Allegati

E' possibile allegare file singoli ad uno ad uno oppure una selezione di file.

Caricare file singoli:

Sulla parte destra del pagina cliccare su e dalla maschera selezionare il file che si vuole caricare, cliccare su "Apri"

e infine su

. Il file verrà caricato sulla parte destra della finestra.

ATTENZIONE

E' fondamentale, indispensabile e necessario cliccare il pulsante "Conferma" e verificare che sia "passato" nella parte destra della finestra altrimenti il file non viene salvato!

Caricamento massivo di files:

Usiamo in questo caso la parte della destra della finestra. Clicchiamo su e selezioniamo i files che si vogliono caricare. Per selezionare una serie di file consecutivi selezionare con un click il primo, e tenendo premuto il tasto SHIFT della tastiera, selezionare l'ultimo della lista con un click. Oppure se voglio selezionare file non consecutivi tenendo premuto il tasto CTRL della tastiera seleziono i files uno ad uno cliccandoci sopra una sola volta. Infine clicco su "Apri" e i file verranno tutti caricati sulla parte destra della finestra.

Siamo arrivati alla fine del "wizard" di protocollazione. Per staccare il numero di protocollo cliccare su

Ad avvenuta registrazione se almeno uno dei Destinatari ha come mezzo di invio PEC verrà proposto l'invio della PEC

con i campi già tutti compilati (e non modificabili) eccetto il campo del corpo del messaggio, la compilazione di questo campo è libero, lo si può anche lasciare vuoto.

Come passo finale verrà presentato il protocollo

Registrare un protocollo in Entrata

Hai sbagliato e non volevi vedere le istruzioni per registrare un protocollo in entrata? Vai a vedere le istruzioni per registrare un protocollo in uscita, oppure vedi le istruzioni per registrare un protocollo interno.