Affari Generali - Delibere: Operazioni della segreteria

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Introduzione

La proposta è il documento su cui l'organo deliberativo discuterà. La raccolta delle proposte e il loro inserimento in sedute per la discussione sono oggetto di questo wiki. La segreteria generale, in coordinamento con il Segretario comunale, provvede a queste incombenze.

Tenere sotto controllo la situazione delle proposte

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Il primo passo che la segreteria deve fare è tenere d'occhio la situazione della produzione delle proposte da parte degli uffici. Nel mondo digitale le proposte esistono solo in Iride Evo quindi è qui che si deve guardare per sapere a che punto sono le proposte. Per far questo si deve usare la pagina della ricerca delle proposte e dargli qualche tocco di personalizzazione.

Aggiungiamo la colonna "stato iter" la quale permetterà di sapere dove è ferma una proposta, per far questo si devono personalizzare le colonne della pagina di ricerca. Aperta la pagina di ricerca proposte cliccare su e dal menu a tendina spuntare "stato iter" e cliccare su "applica"

infine, importante, salvare la nuova composizione della pagina cliccando sul pulsante selezionare "Preferenze" e cliccare su "Salva". Da ora in poi questa sarà la composizione delle colonne. In questa maniera

Possiamo ora vere il polso della situazione leggendo la colonna stato iter per sapere in quale stato dell'iter approvativo sono le proposte.

Altro metodo da usare è filtrare la ricerca delle proposte per stato "Pronta per OdG"

che permetterà di vedere quali proposte hanno l'iter approvativo terminato e sono pronte per poter essere inserite in una seduta per la loro discussione.

INFORMAZIONE Domanda: è possibile inserire proposte con l'iter approvativo ancora da terminare? Risposta: Si, se in fase di configurazione dell'applicativo è stata impostata questa opzione, altrimenti no. Si ricorda che una proposta con iter approvativo da terminare non gli si può dare l'esito per farla diventare una delibera. Viene ritornato un messaggio di blocco. Ed è giusto così.

ATTENZIONE inserire proposte con l'iter ancora da concludere in una seduta espone a dei grossi rischi! Infatti i pareri tecnico/contabile devono essere firmati prima della data/ora della seduta essendo essi pareri preventivi e parte dell'endo-procedimento della proposta (v. art. 49 e 147 bis, comma 1, del TUEL)

Creare la seduta

La creazione della seduta può essere fatta in qualsiasi momento anche senza avere proposte pronte per esservi incluse.

La pagina è divisa in tre sezioni:

1. Filtri di ricerca
2. Elenco delle sedute create
3. dettaglio della seduta selezionata oppure dati da caricare per crearne una nuova

Per creare una nuova seduta vanno compilati i dati obbligatori (*) che in sostanza sono solo data e ora della seduta, si può digitare una data/ora fittizia e poi correggerla visto che si può fare finché non verrà approvata almeno una proposta.

compiliamo quindi:

• data/ora seduta
• Convocazione
• Sessione
• Tipo seduta
• Presidente della Seduta, scelto da un menu a tendina
• Assistente alla Seduta, scleto da un menu a tendina
• Prima convocazione/Indirizzo

Compilati i dati che sono per la maggior parte da scegliere da un menu a tendina, clicchiamo su

La seduta è creata.

Ora andiamo ad inserire le proposte che verranno discusse nella seduta, clicchiamo sul pulsante e passeremo nella sezione dove caricare le proposte, clicchiamo sul pulsante così da poter selezionare le proposte, quelle con la spunta verranno caricate

una volta caricate posso anche rielaborarne l'ordine cliccando sul pulsanti su/giù dopo avere evidenziato la proposta che voglio spostare

una volta concluse le operazioni clicco su per salvare il lavoro fatto.

Le convocazioni e le stampe

Una volta creata la seduta, e con tutte le proposte inserite nella seduta, creo la lettera di convocazione e "pubblico" online la seduta e tutte le proposte in ODGWeb.

Stampo la lettera di convocazione

Clicco sul pulsante "ODG" e dal menu scelgo "crea documento"

una volta finita la procedura il file creato sarà disponibile nella icona evidenziata

cliccandola si aprirà la pagina degli allegati alla seduta dove troverò il mio file della lettera di convocazione

posso visualizzarlo, convertirlo in pdf, stamparlo, esportarlo.

Condivido la seduta con gli amministratori

A questo punto, una volta espletate le procedure di invio della convocazione agli amministratori, rendo "pubblica" la seduta e tutte le proposte collegate tramite il servizio ODGWEb (modulo di Iride Web opzionale). Clicco sul pulsante e mi viene chiesto se voglio cambiare di stato la seduta, questo cambio forza la pubblicazione nella sezione accessibile solamente agli amministratori, rispondo "SI".

Una volta che appare il messaggio qui sotto la seduta è disponibile agli amministratori

Gli amministratori, accedendo tramite user/password, alla sezione privata vedranno questo

Esiti e creazione Delibera

Una volta che la seduta è avvenuta e le proposte sono state discusse e votate dall'organo deliberante il Segretario comunale consegna alla segreteria il brogliaccio con l'esito delle proposte, che quindi sono pronte per divenire delibere.

Do l'esito alle proposte

Per dare l'esito alle proposte richiamo la seduta e clicco su

si apre la pagina dove trovo le proposte della seduta pronte per essere esitate

Posso decidere di gestire le presenze/assenze per tutta la seduta degli amministratori direttamente da qui. Il risultato sarà che in fase di creazione della delibera, come impostazione di default per le sole proposte presenti in questa seduta la lista dei presenti/assenti sarà quella definita qui. Clicco il pulsante per vedere l'elenco dei convocati, per rendere assente un amministratore clicco sul pulsante "modifica" in relazione al nome

dal menu scelgo "assente" e confermo

ora in corrispondenza della riga del nome dell'amministratore ci sarà segnato "assente"

eseguire la stessa procedura per tutti gli amministratori assenti

NOTA la definizione dei presenti/assenti su questa maschera verrà usata come default per tutte le delibere che verranno create da questa seduta, ciò non significa assolutamente che l'impostazione sia immodificabile! Infatti posso personalizzare le presenze/assenze per ogni delibera che viene creata, alterando la valorizzazione iniziale. Questo perché anche nella delibera è presente la funzione dei presenti/assenti che, in quel caso vale per la singola delibera!

Per dare l'esito ad una proposta clicco sul pulsante e dal menu a tendina scelgo l'esito

Gli esiti possibili sono:

Esito	Significato
Approvata	La proposta è stata approvata e si può generare la Delibera. E' l'opzione maggiormente usata. Dando questo esito si apre direttamente la maschera di creazione della delibera.
Bocciata	La proposta è stata bocciata dall'organo deliberante, verrà generate delibera di bocciatura. La bocciatura va votata quindi deve essere creata delibera.
Ritirata	La proposta è stata discussa e l'organo deliberante ha deciso di ritirarla dopo una votazione, va creata delibera.
Rinviata ad altra seduta	La proposta non è stata discussa e quindi non è stata votata, si è deciso di rinviarla ad altra seduta, essa quindi non genera delibera e nel contempo la proposta viene rimessa in stato "pronte per l'Odg" per poter essere reinserita in una nuova seduta successiva.
Rinviata al proponente	La proposta non è stata discussa e si è deciso che va rinviata al proponente per modifiche sostanziali, non viene generata delibera e su questa proposta viene solamente marcata come discussa ma non viene inviato nulla al proponente. Una volta avvisato sarà decisione del proponente andare a riprendere questa proposta e duplicarla, modificarla e ripresentarla. Ma la proposta che viene ripresentata non è la proposta già discussa ma un'altra.
Non discussa	La proposta non è stata discussa e viene semplicemente archiviata come discussa. Non genera delibera.
Inviata al GC/CC	La proposta non genera delibera ma viene marcata come discussa, contemporaneamente viene creata una proposta in Giunta o Consiglio, a seconda da dove si parte, che riprende il testo della proposta archiviata.

Una volta dato l'esito, e risposto si alla volontà di voler dare un esito,

si apre la maschera di creazione della delibera

dove le prime operazioni da fare sono: numerare e creare il documento delibera cliccando in sequenza i due pulsanti indicati

Una volta numerata e creato il documento della delibera.

Creo la Delibera