Affari Generali - Protocollo Informatico: lo smistamento delle attività

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Introduzione

In questo wiki illustreremo attraverso un esempio concreto quali sono le regole sottese allo smistamento informatico di Iride Evo

Registrazione e assegnazione iniziale

Partiamo prendendo ad esempio la registrazione di un protocollo in entrata assegnato dall'Ufficio Protocollo all'Area Tecnica

Dalle informazioni si evince questo:

• Il documento è stato protocollato da Giovanni Bianchi per l'Ufficio Protocollo (di cui fa parte), egli stesso ha anche assegnato il documento protocollato all'Area Tecnica in fase di registrazione.
• Il documento protocollato è stato assegnato all'Area Tecnica
• l'assegnazione generata dalla protocollazione è attualmente in carico a Ufficio Protocollo finché qualcuno di Area Tecnica non provvederà a prendere in carico l'attività che gli è stata assegnata.

ATTENZIONE questo comportamento è normale, nasce dalla regola che recita "non può esistere un documento protocollato senza che nessuno lo abbia in carico sin dal primo istante in cui esiste". Quindi alla luce di questa regola un documento protocollato appena viene staccato il numero viene assegnato e preso in carico contemporaneamente e automaticamente all'ufficio che lo ha registrato, solitamente l'ufficio protocollo. In questo modo anche se il documento viene rifiutato da chiunque tornerà sempre almeno all'ufficio che lo ha protocollato che non può rifiutarlo essendo lui l'ufficio di prima istranza