Affari Generali - Protocollo Informatico: lo smistamento delle attività

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Introduzione

In questo wiki illustreremo attraverso un esempio concreto quali sono le regole sottese allo smistamento informatico di Iride Evo

Registrazione e assegnazione iniziale

Partiamo prendendo ad esempio la registrazione di un protocollo in entrata assegnato dall'Ufficio Protocollo all'Area Tecnica

Dalle informazioni si evince questo:

• Il documento è stato protocollato da Giovanni Bianchi per l'Ufficio Protocollo (di cui fa parte), egli stesso ha anche assegnato il documento protocollato all'Area Tecnica in fase di registrazione.
• Il documento protocollato è stato assegnato all'Area Tecnica
• l'assegnazione generata dalla protocollazione è attualmente in carico a Ufficio Protocollo finché qualcuno di Area Tecnica non provvederà a prendere in carico l'attività che gli è stata assegnata.

ATTENZIONE questo comportamento è normale, nasce dalla regola che recita "non può esistere un documento protocollato senza che nessuno lo abbia in carico sin dal primo istante in cui esiste". Quindi alla luce di questa regola un documento protocollato, appena ne viene staccato il numero, è assegnato e preso in carico contemporaneamente e automaticamente all'ufficio che lo ha registrato, solitamente l'ufficio protocollo. In questo modo, anche se il documento viene rifiutato da chiunque, tornerà sempre almeno all'ufficio che lo ha protocollato che non può rifiutarlo essendo lui l'ufficio di prima istanza

Seconda assegnazione.

In questo esempio supponiamo accada che lo stesso ufficio Protocollo si accorga, dopo pochissimo tempo (minuti..), che dove assegnarlo anche ad un secondo ufficio. Lo può fare? Si, solo se nel frattempo l'Area Tecnica non ha ancora effettuato la presa in carico della sua attività.

E' un aspetto importante. Viene data la possibilità all'Ufficio che ha registrato il protocollo di agire modificando le assegnazioni, operazione di per se molto pericolosa, per "aggiustare" eventuali mancanze di assegnazione anche dopo la registrazione. Questa non deve assolutamente essere la prassi! Questa possibilità viene data per "correggere" eventuali errori iniziali. Infatti, la modifica dell'assegnazione funziona solamente finché almeno uno degli assegnatari non prende in carico la sua assegnazione. Il motivo di questo comportamento è semplice da capire:

fino a che nessuno prende in carico l'attività assegnatagli io, che sono quello che ha registrato e assegnato il documento protocollato, ho in carico l'attività e quindi posso metterci le mani. Nel momento in cui qualcun altro prende in carico, toglie il carico a me e quindi perdo quella possibilità.