Affari Generali - Protocollo Informatico: lo smistamento delle attività
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Introduzione
In questo wiki illustreremo attraverso un esempio concreto quali sono le regole sottese allo smistamento informatico di Iride Evo
Legenda delle icone e dei colori in assegnazione/smistamento
Significato icone tipo assegnazione.
| Elemento | Descrizione |
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Assegnazione per competenza. |
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Assegnazione per conoscenza (presa visione). |
Significato colori e icone di stato assegnazione.
| Elemento | Descrizione |
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Attività smistata ma non ancora presa in carico: Attività assegnata alla UO ma ancora preso in carico da nessuno |
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Attività presa in carico: Attività assegnata alla UO e presa in carico da un utente appartenente alla UO |
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Attività completata: Attività assegnata alla UO, presa in carico da un utente appartenente alla UO, e infine completata dallo stesso utente che l'ha presa in carico (il quale era l'unico a vederla in questo frangente). Il completamento serve per "archiviare" le attività "concluse". |
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Attività rifiutata: Attività assegnata alla UO ma rifiutata da un utente della UO a cui era stata assegnata |
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NOTA le icone all'interno dei riquadri colorati sono richiamati anche in altre maschere per indicare lo stato di assegnazione, ad esempio nell'albero delle assegnazioni dove non si vedono colori ma le icone si. |
Registrazione e assegnazione iniziale
Partiamo prendendo ad esempio la registrazione di un protocollo in entrata assegnato dall'Ufficio Protocollo all'Area Tecnica
Dalle informazioni si evince questo:
- Il documento è stato protocollato da Giovanni Bianchi per l'Ufficio Protocollo (di cui fa parte), egli stesso ha anche assegnato il documento protocollato all'Area Tecnica in fase di registrazione.
- Il documento protocollato è stato assegnato all'Area Tecnica
- l'assegnazione generata dalla protocollazione è attualmente in carico a Ufficio Protocollo finché qualcuno di Area Tecnica non provvederà a prendere in carico l'attività che gli è stata assegnata.
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ATTENZIONE questo comportamento è normale, nasce dalla regola che recita "non può esistere un documento protocollato senza che nessuno lo abbia in carico sin dal primo istante in cui esiste". Quindi alla luce di questa regola un documento protocollato, appena ne viene staccato il numero, è assegnato e preso in carico contemporaneamente e automaticamente all'ufficio che lo ha registrato, solitamente l'ufficio protocollo. In questo modo, anche se il documento viene rifiutato da chiunque, tornerà sempre almeno all'ufficio che lo ha protocollato che non può rifiutarlo essendo lui l'ufficio di prima istanza |
Seconda assegnazione.
In questo esempio supponiamo accada che lo stesso ufficio Protocollo si accorga, dopo pochissimo tempo (minuti..), che dove assegnarlo anche ad un secondo ufficio. Lo può fare? Si, solo se nel frattempo l'Area Tecnica non ha ancora effettuato la presa in carico della sua attività.
E' un aspetto importante. Viene data la possibilità all'Ufficio che ha registrato il protocollo di agire modificando le assegnazioni, operazione di per se molto pericolosa, per "aggiustare" eventuali mancanze di assegnazione anche dopo la registrazione. Questa non deve assolutamente essere la prassi! Questa possibilità viene data per "correggere" eventuali errori iniziali. Infatti, la modifica dell'assegnazione funziona solamente finché almeno uno degli assegnatari non prende in carico la sua assegnazione. Il motivo di questo comportamento è semplice da capire:
fino a che nessuno prende in carico l'attività assegnatagli io, che sono quello che ha registrato e assegnato il documento protocollato, ho in carico l'attività e quindi posso metterci le mani. Nel momento in cui qualcun altro prende in carico, toglie il carico a me e quindi perdo quella possibilità.
Nel nostro esempio sempre Giovanni Bianchi dell'Ufficio Protocollo assegna anche ad Area Affari Generali.
Area Tecnica prende in carico la sua attività
L'utente Giulio Romano per conto dell'Area Tecnica prende in carico l'attività assegnatagli. La sezione assegnazioni e l'albero delle assegnazioni mostrano informazioni molto simili ma con una rappresentazione ben diversa, una con i colori, l'altra con una rappresentazione ad albero.
Ora l'albero delle assegnazioni cambia
Ora vediamo che l'ufficio "radice" ovvero l'Ufficio Protocollo ha "perso il carico" dell'assegnazione ovvero non ne ha più il controllo, perché ora il controllo lo ha Area Tecnica nello specifico l'utente Giulio Romano.
- Domanda: Perché vedo tra parentesi Giulio Romano su tutte le attività? Non è lui che ha assegnato in conoscenza a Affari Generali.
- Risposta: In questo momento è Giulio Romano di Area Tecnica il "proprietario" del documento, come nella prima assegnazione era Giovanni Bianchi l'utente "tra parentesi" ora lo è diventato chi ha preso in carico. Questo accade perché solo ora inizia la storicizzazione delle assegnazioni e, poiché per la regola che non possono esistere assegnazioni "orfane" come detto sopra, la seconda assegnazione che non è ancora stata presa in carico da nessuno deve lo stesso avere un utente di riferimento, e questo è, ora Giulio Romano. Con il susseguirsi delle prese in carico questo cambierà e avremo la vera storicizzazione ma ora è così.
- Domanda: Perché continuo a vedere l'Ufficio Protocollo con scritto "perdita di carico"?
- Risposta: L'ufficio Protocollo, come si vede dall'immagine è l'ufficio di "prima istanza" ovvero l'ufficio "radice", non scomparirà mai dalle assegnazioni.
- Domanda: Quante sono le attività legate a questo documento protocollato attualmente?
- Risposta: Sono due
Area Tecnica smista ad un suo ufficio sotto, Attività Produttive
Ora Area Tecnica (Giulio Romano) decide di smistare la propria attività precedentemente presa in carico ad un suo sotto-ufficio
Attenzione ora: Area Tecnica non genererà una nuova assegnazione. E anche se ri-assegna la sua assegnazione, come da regola, finché Attività Produttive non prenderà in carico l'attività Area Tecnica rimarrà sempre la "proprietaria" della attività e quindi continua ad essere visibile nell'elenco delle assegnazioni! E' importante capire questo concetto.
Infatti come si vede dalle due immagini vediamo chiaramente che Area Tecnica non è sparita dalle assegnazioni e, in maniera molto più comprensibile, dall'albero delle assegnazioni si evince che Area Tecnica ha smistato la sua attività ma, non avendo scritto "perdita di carico" significa che l'ha solo assegnata. E' la stessa identica regola dei capitoli precedenti dove era l'Ufficio Protocollo che aveva temporaneamente in carico l'attività!
Allo stato attuale la situazione è questa, Area Tecnica è ha in carico una attività, Attività Produttive ha in valutazione ma non ha ancora preso in carico l'attività smistata da Area Tecnica e stiamo parlando della stessa attività. Infine Area Affari generali ha ancora assegnata ma non presa in carico la sua specifica attività. Il totale delle attività in gioco è: due.
