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Affari Generali - Protocollo Informatico: Prontuari di classificazione
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Introduzione
In questo wiki illustreremo come utilizzare i prontuari di classificazione.
Cosa sono i prontuari di classificazione?
I prontuari di classificazione permettono di creare degli "schemi" di documento con una serie di campi già pre-caricati. Questo permette di rendere più veloce, più omogenea e più ordinata la generazione di documenti/protocolli. I prontuari sono un tipico esempio di gestione documentale.
Le caratteristiche salienti dei prontuari sono:
- Possono essere applicati a documenti
- prevedono di poter pre-caricare svariati dati come l'oggetto, i mittenti/destinatari, gli uffici assegnatari
- Si applicano in fase di creazione del documenti e sovrascrivono ciò che è, eventualmente, stato caricato fino a quel momento. Ciò quindi significa che il prontuario lo applico immediatamente, ovvero so già che lo voglio usare appena creo un documento.
- permette di pre-caricare un set di dati che non necessariamente deve essere completo. Ad esempio il prontuario è spesso usato per caricare una lista di destinatari particolarmente lunga. In questo caso il prontuario è compilato essenzialmente con la lista dei destinatari e poco altro.
- hanno un codice e una descrizione e quindi sono facilmente ricercabili.
- sono disponibili a chiunque.
Come creare un prontuario
Apriamo il pannello di "Ricerca prontuari"
Ora creiamo un nuovo prontuario
e iniziamo a valorizzare i campi più interessanti, attenzione, non è obbligatorio compilarli tutti!
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Codice (1) | Questo campo può diventare utile per richiamare velocemente il prontuario voluto |
| Descrizione | Va compilato obbligatoriamente, è il "Titolo" del prontuario. |
| Oggetto (2) | E' l'oggetto che verrà caricato nel documento, sovrascrive ciò che è già presente nel campo Oggetto |
| Origine (3) | Individua il tipo di documento che verrà creato, scegliere sempre ENTRATA o INTERNO |
| Applicazione (4) | IMPORTANTE VALORIZZARLA CORRETTA! Identifica su quale applicativo può essere usato questo prontuario. Negli altri applicativi questo prontuario non sarà visibile |
| Tipo documento (5) | va scelto il tipo documento |
