Affari Generali - Protocollo Informatico: Guida utente

Introduzione

In questa guida si illustreranno le funzioni del Protocollo per raggiungere l'obbiettivo di:

• Registrare un protocollo in Entrata/Uscita/Interno
• Ricercare un protocollo
• Richiedere annullamenti di un protocollo
• Protocollare da PEC
• Creare una Anagrafica Unica

Per poter eseguire queste operazioni si ricorda che è necessario avere i permessi specifici, i quali non vengono assegnati a tutti. Quindi potrebbe essere che alcune delle funzioni qui illustrate non siano accessibili.

Accedere a SicrawebEVO

Per accedere al programma Sicraweb si rimanda a questa guida. [guida come accedere a SicrawebEVO]

Ricerca dei protocolli

Possiamo immaginare il Protocollo come un "archivio" dove vengono immagazzinati tutti i documenti in Entrata, Uscita e Interni per averli in un unico posto facilmente accessibile e dove poterli facilmente ricercare, e lo possiamo immaginare contemporaneamente come un "tracciatore" della storia dei "passaggi di mano" che tale documento protocollato ha avuto, sempre avendo in mente la finalità che è quella di venire facilmente a conoscenza di tutte le informazioni essenziali riguardanti quello specifico documento.

E' bene tenere a mente che il Protocollo non è un gestore di pratiche e che il protocollo tratta documenti singoli. Come è noto una pratica può contenere più documenti protocollati, stessa cosa dicasi per i fascicoli. Il protocollo non tratta le pratiche ma da esso le si possono creare e tratta per la sua porzione parziale e specifica i fascicoli.

per aprire la finestra della ricerca protocolli ci sono vari modi, ne indichiamo tre:

• Barra della ricerca: questo è il metodo più intuitivo, digitare anche poche lettere della funzione desiderata e il menu riporterà in tempo reale il risultato della ricerca, si potrà quindi scegliere agevolmente e velocemente la funzione interessata

• Uso dei preferiti: con SicrawebEVO vengono introdotti i preferiti ovvero quelle funzioni che vogliamo avere sempre a portata di mano. Per una esaustiva informazione su come creare e gestire i preferiti si veda il seguente argomento [wiki su gestione preferiti]

• Uso della cronologia: una ulteriore possibilità introdotta con SicrawebEVO è la possibilità di avere un widget nella dashboard che mostra la cronologia delle funzioni usate, è utilissima per poter aprire nuovamente delle finestre chiuse recentemente. Per aggiungere il widget della cronologia si veda il seguente argomento [wiki sui widget]

una volta aperta la finestra della ricerca protocolli si potrà notare la disposizione logica che ritroveremo in tantissime altre finestre dell'applicativo. Ovvero la divisione in verticale in due o più porzioni.

Sul lato destro si trovano i parametri di ricerca, per default sono compressi, per espandere una sezione di parametri cliccare sulla icona , per ri-comprimere la sezione cliccare sulla icona

Il risultato della ricerca apparirà nella parte destra della finestra.

Per aprire un protocollo ci sono due possibilità:

Icona	Simbolo
Icona "Mostra dettaglio"	cliccare sulla icona presente a destra su ogni riga di protocollo "mostra dettaglio".
"Link"	cliccare sul numero di protocollo sottolineato

il risultato sarà l'apertura del vero e proprio protocollo

FAQ - Domande e risposte frequenti

• Domanda. Devo inserire le anagrafiche di chiunque mi porti un protocollo?
• Risposta. La risposta è no. Poiché la gestione delle anagrafiche di SicrwebEVO è unica la finestra presentata non pensata per l'uso e consumo dell'ufficio protocollo ma per i casi di uso più pesanti (anagrafe in primis..) quindi è una perdita di tempo inserire tutte le anagrafiche che ci passano per le mani. E' caldamente consigliato inserire solo le anagrafiche che in un futuro abbiano la possibilità di essere riusate altrimenti è solo tempo perso. Il consiglio è di inserire prevalentemente persone giuridiche poiché si presume saranno le figure che più consegneranno protocolli, ed evitare di inserire persone fisiche sia del comune (cosa che solitamente non è possibile fare, visto che è una prerogativa dell'anagrafe) alla luce del fatto che, se l'anagrafe SicrwebEVO è già attiva, una semplicissima ricerca riporterà sempre un risultato corretto poiché si va a cercare direttamente in anagrafe. Per le persone fisiche al di fuori del comune valutare se l'inserimento del nominativo vale il tempo impiegato per inserirlo (se una persona chiede la registrazione di un protocollo ogni 20 anni è chiaro che non vale assolutamente la pena perdere tempo ad inserirlo in anagrafica unica...), inoltre se si è nella situazione di avere SicrwebEVO anagrafe, tributi e/o ragioneria già avviati è altamente probabile che tutti i nominativi di cui il protocollo ha bisogno siano già presenti.

• Domanda. Quale è la differenza tra "mezzo di invio" e "tipo documento"??
• Risposta. Sono due campi del protocollo da non confondere.
  • Il mezzo di invio istruisce il protocollo su come deve comportarsi appena viene staccato il numero. Devo inviare una PEC (opzione "PEC")? Devo inviare una PEC interoperabile (opzione "interoperabile")? Non devo fare nulla perché l'invio del documento sarà di tipo "fisico" (opzione "Cartaceo")?
  • Il tipo documento racchiude in esso varie informazioni, alcune fondamentali. E' un modo per "tipizzare" i documenti, permettendo in futuro di ricercare per tipologia. Il tipo di documento viene anche usato per associarci un workflow, oppure un registro. Per Sicraweb il documento, e quindi il tipo documento, sono le unità base.

Quindi è sbagliato usare il tipo documento per distinguere il mezzo con cui invio o ricevo il documento, questa informazione la definisco nel mezzo di invio.

Riferimenti Normativi - Risorse esterne

• DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445 "Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa."
• LEGGE 7 agosto 1990, n. 241 "Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi."
• Le pillore di Aurora redatte all'interno del Progetto Aurora