Affari Generali - Determine: Guida utente

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Introduzione

Lo scopo di questo wiki è di guidare l'utente a produrre una determina.

Una determina è un elemento documentale personalizzato con metadati specifici. Quindi una determina fa parte della famiglia della gestione documentale come tutti gli atti gestiti da SicrawebEVO.

Concetti base

La determina è un elemento documentale.

La determina è un unico atto che nel corso del suo iter approvativo cambia stato: ovvero da essere una "bozza" di valore nullo diventa un atto ufficiale dell'Ente al momento della firma (digitale) del Responsabile Tecnico che la adotta.

L'esecutività alla determina la firma (digitalmente) il Responsabile dei Servizi Economico-Finanziari e tale firma viene apposta in un allegato specifico chiamato "Visto Contabile" o "Visto di esecutività".

La rappresentazione migliore che si può dare alla determina in SicrawebEVO è quella della cartellina. Infatti come le classiche cartelline compiliamo il frontespizio con i dati essenziali e inseriamo dentro la cartellina i vari files che ne fanno parte integrante, determina compresa ovviamente.

Questo concetto della cartellina viene utile per capire la filosofia di funzionamento di SicrawebEVO, e questo concetto si ripeterà in tutti gli applicativi degli atti, e più in generale, della gestione documentale.

La determina, ovvero l'atto in se, è composto "informaticamente" da due file:

• Il primo è il testo della determina ed è quello su cui l'utente potrà metterci le mani.
• Il secondo è la determina vera e propria che è la fusione del primo file qui sopra elencato e dal modello campione che è stato definito come schema base. In questo schema l'utente normale non può mettere mano. E' standard per tutto l'Ente.

Ciò non significa che possano esserci modelli diversi, significa semplicemente che l'utente non può modificare "l'aspetto" della determina. Questo significa anche che l'utente deve concentrarsi unicamente nel redigere il testo della determina che è l'unico "campo" su cui ha controllo. I modelli vengono definiti a monte e saranno sempre uguali.

Scrivere una determina

Iniziamo a caricare una determina eseguendo una ricerca nella barra in alto, in questo caso abbiamo usato la parola "nuova"

Si aprirà la maschera di caricamento della determina

vediamo la classica ripartizione, lato sinistro l'accentratore con le varie sezioni (ora attiva solo "Dati generali"), lato destro il dettaglio della sezione dell'accentratore.

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Caricare i dati generali obbligatori

INFORMAZIONE Vanno valorizzati almeno i campi obbligatori ovvero quelli con (*).

Iniziamo a caricare l'ufficio, selezioniamo il campo e automaticamente si aprirà un menu a tendina dove già possiamo selezionare l'ufficio di carico,

in alternativa possiamo filtrare l'elenco digitando delle lettere della descrizione dell'ufficio, nell'esempio digitando "MAN" mi viene filtrato l'elenco con la voce "Ufficio Manutenzioni",

infine abbiamo anche la possibilità di cliccare il pulsante che mi aprirà la rappresentazione ad albero dell'organigramma da cui scegliere l'ufficio

che verrà riportato cliccando .

una volta selezionato l'ufficio vengono auto-compilati anche i campi "Struttura" e "Firmatario", a meno di esigenze particolari i dati caricati vanno bene

Ora occupiamoci degli altri obbligatori

Selezioniamo l'iter approvativo che dovrà passare la determina, qui potremo trovare da 1 a n iter, scegliete quello che vi sembra il più adatto al documento che volete produrre, ad esempio: Determina con impegno di spesa.

compiliamo il campo oggetto che diverrà, anche del documento, l'oggetto della determina, infine compiliamo il campo "Classificazione" o scegliendo dall'albero della Classificazione oppure digitando direttamente Titolo.Classe (es. 1.7) e premendo INVIO. Ora siamo pronti a salvare, così da creare la "cartellina" della determina (anche chiamato "Elemento documentale determina") per continuare poi la compilazione.

NOTA Dove va scritto il CIG? Non esiste un campo specifico nella determina dove inserire il CIG. Perché? Semplice, un campo del genere esiste già nell'impegno, e ai fini del caricamento dei dati per la pubblicazione in ANAC i dati vengono presi dall'impegno non dalla determina. Ma esistono questi dati nella determina, perché non usate quelli? Si esistono nella determina ma dove sono? Sono nel testo della determina! Quindi completamente inutili! Sono scritti in mille modi diversi, a seconda di chi scrive la determina. E' impossibile "incasellarli" in campi predefiniti. Ecco perché il concetto di "prendo i dati per l'ANAC" dalla determina non ha completamente senso. I dati per l'ANAC vanno presi dalla Finanziaria dove tali dati sono valorizzati su specifici campi! Ma allora non ha senso scrivere il CIG? Certo cha ha senso! Lo si scrive nell'oggetto della determina. Questo porta alcuni vantaggi come la possibilità di ricercare la determina per il CIG anche se la ricerca la farò per il campo "oggetto" e nel file firmato digitalmente si potrà recuperare facilmente il CIG perché in bella vista nell'oggetto.

Come scrivere una determina. Trucchi e buone pratiche per evitare errori

Scrivere il testo di una determina è semplice.

Scrivere da zero il testo di una determina, però, è raro.

E' pratica comune copiare/incollare un testo da fonti esterne tipo un .doc o un .pdf. Questo modo di lavorare comporta alcuni rischi riguardanti l'aspetto finale della nostra determina, in special modo della formattazione del testo del dispositivo della determina (il testo).

Cenni su come Sicraweb Evo produce il documento della determina

Brevemente.

Sicraweb Evo usa due modelli per produrre il documento finale:

1. modello 1: foglio bianco dove l'utente può inserire tutto ciò che deve contenere la determina. Il dispositivo della determina
2. modello 2: schema della determina finale con elementi fissi tipo stemma, nome dell'Ente ecc.. e con al suo interno un posto specifico dove verrà inserito il testo redatto nel modello 1.

L'utente può operare solamente nel file prodotto dal modello 1. Non esiste che l'utente possa alterare lo schema degli elementi del modello 2, semplicemente non ne ha accesso!. Il modello 2 viene compilato esclusivamente da Sicraweb Evo e solo lui ha il totale controllo di tale file.

Quando l'utente chiude il testo della determina dove ha inserito il suo testo, in quei secondi di attesa, Sicraweb Evo crea un nuovo file partendo dal modello 2, compila i campi dinamici (titolo firma, firma, ecc.. ecc..) tra cui c'è anche il campo testo dove viene incollato il testo che l'utente ha appena finito di redigere.

ATTENZIONE Non è possibile in alcun modo da parte dell'utente di operare sul documento finale. L'utente deve lavorare esclusivamente sul file del solo testo della determina!

Nella immagine vediamo in maniera esemplare come Sicraweb Evo tratta questi file di "lavoro", intanto non sono conteggiati come allegati anche se lo sono, questo perché sono allegati "speciali" di esclusiva competenza di Sicraweb Evo e che l'utente non può in alcun modo alterare se non usando i pulsanti preposti, inoltre qui si vede che sono due, con due nomi distinti assegnati automaticamente da Sicraweb. Il numero 1 è il testo della determina, il numero due è la determina composta e definitiva.

Si deve tenere a mente questi semplici concetti per capire perché possono accadere alcuni problemi alla formattazione del testo.

NOTA I problemi di cui si sta accennando riguardano esclusivamente l'aspetto formale del testo! Il meccanismo non permette che si perda il testo, nei rarissimi casi in cui accade è lo stesso Sicraweb Evo che avverte e il problema è sempre di non corretto salvataggio del file.

Redazione del testo della determina

Salviamo la "cartellina" della determina cliccando su .

Il salvataggio sbloccherà la barra in basso da così..

a così..

come si vede si attiva il pulsante "Crea Testo" che cliccheremo per poter, finalmente, redigere il testo della nostra determina. Cliccandolo, infatti, si aprirà automaticamente l'editor di testo prescelto sulla pagina bianca dove poter iniziare a scrivere il testo oppure copiare/incollare il testo preso da altre fonti.

Una volta finita la redazione si procede al salvataggio del file o cliccando su salva e poi chiudendo l'editor di testo, oppure chiudendo direttamente l'edito di testo rispondendo SI alla domanda se voglio salvare il file.

Il file salvato verrà usato per comporre la nostra determina. Il risultato finale, una volta finita la procedura automatica, lo potremo visualizzare nella sezione presente nell'accentratore dell'atto

nel dettaglio noterete due file già presenti, sono i file che vengono usati per comporre la determina, non sono eliminabili ne modificabili da qui, il primo è il testo della pagina bianca che abbiamo composto che non ci interessa, il secondo invece è la vera e propria "bozza" di determina che potremo visualizza in sola lettura

cliccando sul pulsante , si aprirà l'editor di testo con la nostra bozza di determina, una volta terminata la consultazione basterà chiudere l'editor di testo non salvando nulla, tanto non verrebbe riportato nella determina.

Queste operazioni posso continuare ad effettuarle nel caso debba correggere/aggiungere testo alla bozza di determina.

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Allegare files alla determina

Oltre alla determina si possono allegare ulteriori files per completare la cartellina della determina. Per far ciò, partendo dalla pagina della determina, cliccare sulla sezione "Allegati" nella parte destra clicco sul pulsante e appare una nuova finestra

da cui posso selezionare massivamente i files da caricare cliccando sul pulsante e selezionando i files dalla classica maschera di selezione di Windows

una volta selezionati e cliccato su "Apri" essi verranno precaricati nella maschera

dove si potrà ancora avere la possibilità di eliminarne dalla lista cliccando sulla X in corrispondenza del file. Infine cliccando su verranno trasferiti nella cartellina della determina e la procedura sarà conclusa.

Nel caso si voglia eliminare un file caricato basterà evidenziarlo dalla lista sulla sinistra e in "Modifica Dettaglio" cliccare sul pulsante e dopo aver risposto "SI" al messaggio

il file verrà tolto dall'elenco.

Si ricorda di salvare la determina una volta effettuate tutte le operazioni.

Dall'elenco dei files cliccando il pulsante è possibile aprire una anteprima, per le estensioni riconoscibili.

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Ricercare le determine

Esiste una sola maschera di ricerca delle determine, la si può trovare in vari modi, qui ne proponiamo uno ovvero dalla barra di ricerca degli applicativi digito "determina" o anche solo i primi tre caratteri e la ricerca mi propone il menu specifico, si potrà renderlo un preferito cliccando nella linguetta la bandierina

sul lato sinistro abbiamo l'accentratore dei filtri di ricerca, mentre sulla destra troviamo l'elenco dei risultati, già nell'elenco troviamo una icona che se cliccata espande la riga mostrando ulteriori informazioni come la parte contabile

per aprire la cartellina della determina clicco su qui vedremo la rappresentazione della determina divisa in due sezioni: l'accentratore con le varie sezioni sulla sinistra, i dettagli di ogni sezione selezionata sulla destra.

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Stampare un atto (facoltativo)

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E' possibile stampare le determine anche se, nel rispetto della gestione documentale, questa operazione deve essere vista semplicemente come produzione di mere copie di lavoro.

Ovviamente l'apertura in visualizzazione degli atti permette sempre di stampare dall'applicativo con cui si è aperto il file (ad es. MS Office o Libreoffice).

Per i soli atti adottati ed esecutivi e con iter concluso è possibile stampare/esportare una copia in pdf con un "timbro" applicato, questo diviene utilissimo nel caso di produzione di copie conformi all'originale digitale. La configurazione dei timbri va configurata da un istruttore Maggioli.

Dalla sezione "Allegati" presente nell'accentratore della determina cliccare il pulsante nella maschera che apparirà potremo selezionare quale tipo di timbro si vuole usare

si può spuntare la voce "Anteprima" per vedere prima di stampare (consigliato), e si possono selezionare i file che si vuole "stampare" spuntandoli (per default vengono selezionati tutti). Cliccando su verrà prodotto un unico file .pdf con applicato, a seconda del criterio del timbro, il nostro timbro.

Ovviamente è chiaro che cercando di stampare file che non sono propriamente "stampabili" il risultato può variare di molto. Ad esempio se cerco di "stampare" un foglio MS Excel contenente più fogli è ovvio che il risultato sarà pessimo proprio perché la conversione in pdf non è in grado di convertire in maniera opportuna tale tipo di file, e questo è solo un esempio. Chiaramente si sono molte più possibilità che il risultato sia accettabile se i file da "stampare" siano già essi stessi .pdf. Quindi si vuole ricordare che la stampa con il timbro ha dei suoi limiti intrinsechi che non sono bypassabili, in quel caso si dovrà aprire il file incriminato a parte e procedere con la stampa a parte, perdendo ovviamente la possibilità di avere il timbro.

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Avviare l'iter approvativo

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La fase di redazione dell'atto comporta molto lavoro per rendere il testo dello stesso esente da errori, ma non è che la prima fase di vita dell'atto. La seconda fase, che va obbligatoriamente avviata solo quando la prima è conclusa, consiste nell'iter approvativo che l'atto deve passare per poter diventare esecutivo, questo comporta svariati passaggi tra cui anche la firma digitale. L'iter approvativo è diverso cliente per cliente quindi qui non ne verrà riportato nessuno, qui vedremo solo come avviarlo.

Quindi l'avvio dell'iter è assolutamente l'ultima operazione che deve essere eseguita sull'atto, sapendo che una volta avviato l'iter non si torna indietro. E' come se la cartellina dell'atto fosse impacchettata e trasferita dal tavolo del redattore al tavolo di chi è stato censito nell'iter che debba eseguire la prima attività, poiché il redattore non ce l'ha più sulla sua scrivania di certo non può più metterci le mani.

per avviare l'iter cliccare il pulsante presente nell'atto stesso, appare questo messaggio

a cui si deve rispondere "SI" per avviare l'iter.

D- Chi può avviare l'iter?

D: Chi può avviare l'iter? R: chi vede l'atto. Quindi può essere il redattore dell'atto stesso, e la stragrande maggioranza delle volte è così, ma potrebbe essere anche uno dei componenti dell'ufficio a cui l'atto è stato creato in carico (valore nel campo "ufficio").

D- Una volta avviato l'iter posso continuare a modificare il testo dell'atto?

D: Una volta avviato l'iter posso continuare a modificare il testo dell'atto? R: ASSOLUTAMENTE NO!. Una volta che l'atto entra nel percorso approvativo esso viene "bloccato" in sola lettura a chiunque eccetto al/agli utente/i che ricevono in carico l'attività dell'iter, per semplicità, se avvio l'iter e il primo passaggio è una attività di verifica del Responsabile, solo il responsabile una volta presa in carico l'attività assegnata automaticamente a lui potrà modificare/correggere il testo, l'utente redattore non può in nessun modo.

D- posso "andarmi a riprendere" l'atto dalla scrivania dell'utente a cui il programma ha assegnato l'attività?

D: Ma se appena avviato mi accorgo che ho sbagliato posso "andarmi a riprendere" l'atto dalla scrivania dell'utente a cui il programma ha assegnato l'attività? R: ASSOLUTAMENTE NO!. Non ha senso una richiesta del genere in un ambito di gestione di un flusso di lavoro codificato e definito. In un caso del genere è chi ha in carico l'attività che può restituirla, sempre che questo sia previsto dall'iter approvativo. Solo chi ha in carico l'attività assegnata dall'iter ha il comando della situazione.

D- Una volta firmato digitalmente è possibile modificare l'atto?

D: Una volta firmato digitalmente è possibile modificare l'atto? R: ASSOLUTAMENTE NO!. Se fosse possibile modificare un atto firmato quale valore avrebbe la firma digitale apposta? Assolutamente nulla. Ecco perché, semplicemente, non è possibile in alcun modo correggere un atto firmato digitalmente.

D- Voglio solo correggere un refuso!

D: Ma non voglio alterare l'atto, voglio solo correggerlo perché c'è un refuso, perché non posso anche in questo caso? R: E' una domanda senza senso. Noi esseri umani comprendiamo la gravità di una modifica, nessun programma informatico "capisce" un concetto del genere, per un programma è 0 o 1, si può o non si può, e se si può è l'utente umano che comprende il valore della modifica e basta una virgola in più o in meno per cambiare completamente il senso di tutto l'atto, questo si chiama "lingua italiana". Ecco perché (ed è solo uno dei tanti motivi..) la firma digitale blocca il documento, è l'unico modo di garantire senza dubbio che l'atto sia esattamente quello che il firmatario ha firmato con la firma digitale. E la scusa del "ma con il cartaceo potevo farlo..." è semplicemente FALSO, non si poteva neppure con il cartaceo, è che nessuno può distinguere un documento firmato a penna ora o tra una settimana. Con la firma digitale invece si può! Ricordiamoci sempre che il mondo cartaceo e il mondo digitale sono due universi diversi, con regole e vincoli profondamente diversi e non è detto che le prassi che si aveva con il cartaceo si possa applicare anche nell'universo digitale, anzi!