Affari Generali - La lista firma

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Introduzione

Lo scopo di questa guida è illustrare il funzionamento e l’utilizzo della lista firma nei moduli della Gestione documentale/atti.

ATTENZIONE Questa funzione non è disponibile senza una preventiva configurazione! Vanno inoltre modificati i workflow degli atti per poterla usare. Infine è assolutamente necessario capire i limiti della funzione, non va bene per qualsiasi casistica! Quindi è assolutamente fondamentale di confrontarsi con un istruttore Maggioli per capire se questa funzione fa al caso vostro o no!

Dove la trovo?

La lista firma è un widget che va attivato esplicitamente, lo possiamo inserire

• nella dashboard
• nella barra laterale destra

Aggiungo il widget nella dashboard

[top]

Clicco modifico dashboard

scrollo la pagina fino in fondo e clicco "Aggiungi un nuovo widget"

Seleziono il widget della lista firma e clicco seleziona

ora il widget si posiziona in fondo alla pagina lo trascino in cima per avere una rappresentazione come da immagine, clicco quindi "Salva"

Aggiungo il widget nella barra laterale

[top]

clicco il "+" nella barra laterale

scelgo dall'elenco il widget della lista firma

ora ho il widget

Quali sono le caratteristiche della lista firma da tener presente?

Come detto la lista firma non va bene in qualsiasi caso. Nella gestione degli atti soprattutto!

La lista firma ha una caratteristica peculiare non eludibile.

La lista firma permette di firmare solamente documenti già pronti per la firma

ne consegue che i file riposti nella lista firma non sono modificabili, possono solamente essere firmati. E' una caratteristica della lista firma intrinseca alla sua natura. Infatti lo scopo della lista firma è "firmare velocemente e tutto", qui e solo qui sta il vantaggio.

"Ma se non voglio firmare qualcosa che mi è stato messo in lista firma?" E' possibile togliere dei file dalla lista firma senza doverli firmare tramite il pulsante "Rimuovi", ma ciò è valido solamente in alcuni casi e per gli allegati, non certo per l'atto o i pareri allegati, questi generano di sicuro degli alert, quindi vanno firmati. Questo comportamento va gestito con l'istruttore Maggioli, ma è certo che è inevitabile dover firmare l'atto e i pareri, e di sicuro non sono modificabili.

Questo limita, inoltre, l'uso su documenti che prima devono essere valutati, esempio tipico sono i pareri per le delibere che abbisognano per forza di un esito da dare, ergo vanno valutati uno ad uno e la lista firma in questo caso serve molto meno. La soluzione adottata solitamente è mettere in lista firma il parere con già l'esito favorevole, questo limita di molto l'inconveniente ma rende impossibile, ad esempio, aggiungere delle note/motivazioni perché dovrebbero essere apposte su un file che non può altro che essere firmato!

Ecco che si deve ben capire se la funzionalità sia utile o meno per la nostra organizzazione.

Detto questo ci sono vari modi per attenuare i lati negativi della lista firma associata agli atti, quindi ribadiamo di chiedere prima una valutazione ad un istruttore Maggioli della vostra situazione e delle vostre esigenze.

Uso della lista firma

L'uso della lista firma è molto semplice, avendo il widget attivato Prendiamo come esempio quello in dashboard.

Se ci sono file da firmare il widget li riporta come si può vedere dall'esempio sotto

il pulsante (1) permette di aggiornare il numero dei file presenti da firmare, il pulsante (2) permette di aprire la lista firma

Una volta aperta troveremo una situazione simile

Qui vediamo che ci sono due documenti, una Delibera di Giunta e una Determina, con alcuni allegati ulteriori. Sono raggruppati per documento, ed è giusto così! Posso visualizzare i file prima di firmarli cliccando sull'icona con l'occhio relativa alla riga del file che vogliamo aprire.

Possiamo infine selezionare alcuni file al posto di tutti i file (pre-selezione di default non cambiabile) per eseguirne la firma.

La pulsantiera prevede:

• Aggiorna lista: permette di aggiornare la lista visto che non si aggiorna da sola
• Firma: Avvia la fase di firma digitale, i file vengono firmati così come sono senza che avvenga nessuna conversione, eccetto gli atti e i pareri.
• PDF+Firma: Prevede, in alcuni casi, la conversione in pdf/a e poi la firma dei file. Nel caso di firma degli atti e dei pareri questo pulsante di comporta esattamente come il pulsante "Firma", quindi in quei casi che clicchiate "Firma" o "PDF+Firma" è la stessa identica cosa!
• Rimuovi: (solo se si ha il permesso apposito). Permette di rimuovere dalla lista firma il file senza firmarlo.

ATTENZIONE Non è obbligatorio firmare tutto ciò che si trova in lista firma! Si possono anche selezionare i file da firmare.

ATTENZIONE Se non firmo tutti i file relativi allo stesso documento non si va avanti con l'iter! Ad esempio se firmo solo la delibera di Giunta presente nell'esempio ma non i suoi allegati l'iter della delibera non va avanti!

Risposte ad alcune domande frequenti

D. Ma quindi se dopo aver letto il file da firmare non lo voglio fare come mi devo comportare?

R. Come detto vanno valutate le soluzioni con l'istruttore Maggioli. Andrà attivato il pulsante "Rimuovi" e deciso cosa accade se non firmate.

D. Ma posso firmare gli allegati e non la Delibera?

R. Ovviamente, NO. Finché non avete firmato tutto l'iter non va avanti.

D. Ma posso firmare gli allegati e rimuovere la Delibera, non vado avanti visto che ho tolto tutti i file dalla lista firma?

R. Potete anche provarci, ma quello che succederà sarà semplicemente che l'iter vi porterà di nuovo a firmare la delibera. L'iter viene tarato perché questa situazione non possa accadere in nessun modo.

D. Ma io non ce l'ho il pulsante "Rimuovi"

R. Il pulsante "Rimuovi" non è assolutamente necessario, spessissimo non viene dato a nessuno perché come prima cosa permette di mettersi in situazioni difficili da risolvere, in seconda battuta si devono fare delle scelte sulla procedura di firma. Infine ci sono altri modi per evitare di dover usare il "Rimuovi" per non firmare.

D. Ho firmato ma mi sono accorto dopo che non dovevo firmare quel documento. Si può tornare indietro?

R. NO. E questo vale a maggior ragione per i file firmati in lista firma. Che possiamo firmare massivamente è una facilitazione non una semplificazione. Si deve essere sempre consapevoli di cosa si sta facendo.