Affari Generali - Le assegnazioni: concetti base

Pagina principale	Affari Generali

Introduzione

Lo scopo di questa guida è di illustrare i meccanismi e le logiche che governano il funzionamento delle assegnazioni

Concetti base sullo smistamento

Iniziamo a capire le basi dello smistamento introducendo il primo concetto:

la cassettina

La cassettina è il "luogo virtuale" dove vengono riposte le assegnazioni sui documenti. La cassettina fa seguire un altro concetto base:

l'assegnazione è una attività, una azione, una cosa da fare, legata al documento protocollato. Non è il documento protocollato punto!

quindi nella cassettina vengono riposti non solo documenti ma un "elemento" squisitamente informatico chiamato assegnazione che non è altro che una richiesta di fare qualcosa su quel documento, quindi assegnazione e documento devono essere sempre visti come un insieme, ma di natura diversa, una (l'assegnazione) è l'input di fare qualcosa, l'altro (il documento) è il soggetto su cui mi viene chiesto di fare qualcosa.

Per ogni voce di organigramma esiste la sua cassettina, ogni utente inoltre ha una sua cassettina personale. rappresentiamole sommariamente così:

In questo esempio abbiamo tre modi di intendere la cassettina: il numero 1 mostra la cassettina del Settore che è in visione al solo Responsabile, la numero 2 è la cassettina dell'Ufficio Edilizia Privata la quale è in visione da tre utenti perché essi appartengono a quell'ufficio, quindi in questo caso una sola cassettina è condivisa in visione a tre utenti diversi,

si ripete per fissare bene il concetto: una sola cassettina è nella visione e disponibilità di tre utenti diversi. Infine il punto 3 mostra la cassettina "privata" dei vari utenti, essa è visibile e gestibile esclusivamente dall'utente, ed esiste perché l'utente esiste.

Quindi un utente che non appartiene a nessun ufficio come minimo ha sempre la sua cassettina personale. Se fa parte di uno o più uffici ha la disponibilità condivisa con altri utenti delle cassettine degli uffici.

E' chiaro che questo significa che nelle cassettine condivise dell'ufficio viene recapitata una e una sola assegnazione per documento e non una per ogni utente che ne fa parte.

E importantissimo capire questo concetto, invero molto semplice.

Con questa regola ne consegue che il primo dei componenti dell'ufficio (quindi dei "fruitori" della cassettina) che prende in carico l'attività la "toglie" alla visione degli altri!

Ma, come abbiamo detto, l'assegnazione è un elemento legato al documento ma non è il documento, infatti nonostante che l'utente abbia tolto l'attività agli altri il documento stesso invece rimane in visione a tutti!

Altro concetto importantissimo da capire. Prendere in carico una attività di un documento nasconde l'attività agli altri ma il documento è invece sempre consultabile!

E' come dire che il compito è stato affidato a me e quindi gli altri non lo possono fare perché compito mio ma il documento su cui fare l'attività è sempre consultabile dagli altri.

Tornando quindi all'esempio della immagine, come funzionerebbe?

Il Responsabile del settore tecnico si trova una attività in cassettina del Settore, la può prendere in carico, rifiutarla a chi gliel'ha assegnata, smistarla a uffici sotto il suo settore. Se la prende in carico e poi si accorge che non era sua può annullare la presa in carico, il che comporterà che tornerà da prendere in carico (rimane nella cassettina del settore), e potrà rifiutarla o smistarla. Ovvio che se smista l'attività non può più tornare indietro perché non più nella sua cassettina e questo è chiaro se si è compreso il concetto di cassettina. In quel caso non può far altro che chiedere a chi ha assegnato l'attività di rifiutarla di modo che torni a lui (visto che è la figura che ha assegnato.

Mettiamo che smisti l'attività all'ufficio Edilizia Privata.

Il secondo dopo che ha eseguito lo smistamento l'attività sparisce dalla sua lista: perché? Perché ha eseguito uno smistamento e perché lui non fa parte dell'ufficio edilizia privata, semplice.

Se facesse parte dell'ufficio edilizia privata vedrebbe l'attività appena smistata? Certo che si! Ma con un importantissimo particolare: non continuerebbe a vedere l'attività ma vedrebbe l'attività per la prima volta come appartenente all'ufficio edilizia privata! Infatti prima vedeva l'attività perché appartenente al Settore tecnico, in pratica ha visto l'attività con un paio di occhiali prima, una volta smistata vede la stessa attività ma con un paio di occhiali diversi, ma l'attività è sempre la stessa!

Ora l'attività è nella cassettina dell'ufficio edilizia privata, qui ci sono tre utenti che guardano la stessa cassettina e quindi la stessa (unica) assegnazione. Finché rimane nella cassettina dell'ufficio tutti e tre possono vedere l'attività (e il documento ad essa collegato), prima o poi uno di loro prenderà in carico l'attività che è come se la togliesse dalla cassettina dell'ufficio per mettersela nella sua cassettina privata, infatti qui non c'è nessuna vera e propria assegnazione per far si che passi da una cassettina ad un'altra, basta semplicemente prenderla in carico.

Ora l'attività non è più presente nella cassettina dell'ufficio ergo gli altri due utenti non la vedono più. Ma possono sempre vedere il documento associato alla attività. Cosa potrebbe servire una cosa del genere? Per esempio può servire se io utente che non ho in carico l'attività su quel documento voglio sapere chi ce l'ha in carico o voglio conoscerne il giro di smistamento, ovvero quali sono i passaggi con cui quel documento è arrivato dove è arrivato. Questa è la storia del documento, la storia degli assegnamenti!

Questo, in un contesto di gestione documentale digitale, permette di avere un controllo puntuale su chi deve fare che cosa su specifici documenti, ed evidenziare quale è stato il suo percorso per arrivare fino a li, e infine, avere la certezza di chi ce l'ha quel documento.

Presa in carico, rifiuto, annullamento presa in carico

Le operazioni che possono essere eseguite nella lista delle attività sono:

• Presa in carico
• Rifiuto
• Assegnazione/Smistamento
• Annullamento presa in carico
• Completamento

Vediamole in dettaglio:

Presa in carico

E' l'attività principale. Eseguendo questa operazione è come se prendessimo il documento dalla cassetta e lo mettessimo nella nostra cassettina personale. Se l'attività era dell'ufficio verrà salvato nella storia delle assegnazione che, per quell'ufficio siamo stati noi a prendere in carico l'attività.

Rifiuto

Poiché posso, prima di decidere cosa fare delle attività che vedo, leggere e valutare il documento posso anche decidere (nel caso di attività all'ufficio decido io per l'ufficio in generale) che questa attività non è di competenza dell'ufficio e quindi invece che prenderla in carico (che sarebbe sbagliato) la rifiuto in modo che torni in maniera totalmente automatica a chi l'ha assegnata. Ad esempio se l'attività era stata assegnata al mio ufficio dall'ufficio Protocollo, rifiutandola torna ad esso. Anche questo va registrato nella storia delle assegnazioni, anche in questo caso l'attività sparisce dalla cassettina dell'ufficio e ovviamente sparisce anche a me visto che non l'ho presa in carico.

Smistamento

Lo smistamento permette di smistare l'attività ad altri uffici o utenti con il vincolo che posso smistare solamente ad uffici a cui appartengo o ad utenti dell'ufficio per cui ho preso in carico l'attività. Quindi per gli utenti normali lo smistamento è limitato. Non è così per i Responsabili che hanno invece potenzialmente delle capacità di smistare più estese. Lo smistamento è una operazione unica che somma le operazioni Presa in carico + Assegnazione. Infatti se prendo in carico l'attività la posso poi assegnare, se non prendo in carico non posso farlo.

Annullamento presa in carico

E' il ripensamento. Ho preso in carico una attività ma non dovevo farlo, posso quindi tornare indietro di un passo, rimettendo l'attività nel cassettino dell'ufficio. L'annullamento non è il ritorno dell'attività a chi me l'aveva assegnata, quella operazione la fa il rifiuto! Quindi attenzione!

Completamento

L'operazione di completamento di una attività ha lo scopo di "archiviare, nascondendo" l'attività su cui ormai non ha più nulla da fare. E' come fosse una lista della spesa, ho fatto tutto quello che dovevo fare su questa attività quindi non la voglio più vedere. Completare le attività è importante per mantenere pulita l'intera lista delle attività che, per sua natura, tende ad ingrandirsi a dismisura. Non c'è una regola su quando completare una attività, ciò è strettamente legato alla natura dell'attività su quel documento. Ci sono attività che si possono completare appena le prendo in carico, ad esempio le attività ricevute per conoscenza, oppure certe attività possono stare li anche giorni.

ATTENZIONE Quello che deve essere chiaro senza alcun dubbio è che il protocollo non è assolutamente un gestore di pratiche! il Protocollo gestisce documenti singoli e quindi le attività su quei documenti riguardano solamente quei documenti! Tanto per essere ancora più chiari: quando viene protocollato un documento in entrata esso può generare una pratica oppure può essere un ulteriore documento ad una pratica già esistente, non esiste un rigido rapporto 1 a 1 tra documento protocollato e pratica, mai! Quindi cercare di usare le assegnazioni di attività di protocollo per gestire la "pratica" porterà immancabilmente a scontrarsi con i limiti di questa scelta, che sono castranti. Non si può usare un prodotto per fare una cosa per cui non è assolutamente concepito. Per gestire le pratiche Maggioli ha un prodotto specifico che non ha i limiti intrinsechi del Protocollo Informatico ma con il Protocollo Informatico è intimamente legato, quello va usato!