Affari Generali - Lista delle Attività: come usarla nel Protocollo Informatico

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Introduzione

Lo scopo di questa guida è illustrare il funzionamento e l’utilizzo della lista attività.

Dove la trovo?

La lista delle attività può essere personalizzata e ha due opzioni di visualizzazione:

  • compatta
  • estesa


Lista attività compatta

Prima di conoscere la lista attività compatta è necessario sottolineare che quest’ultima offre una visualizzazione parziale delle attività presenti sulla scrivania, di conseguenza va utilizzata tenendo in considerazione le sue caratteristiche. In altre parole, la lista della attività compatta è da considerarsi come uno strumento per conoscere gli aggiornamenti della propria scrivania, deputando però la lavorazione delle attività alla lista estesa.

Per visualizzare la lista delle attività compatta è sufficiente cliccare sull’icona presente nella barra degli strumenti localizzata sul lato destro della dashboard.

Lista attività compatta aperta

Lista attività estesa

La lista estesa offre, a differenza della lista attività compatta, una visualizzazione completa delle attività in carico all’utente. In più, utilizzando la lista attività estesa, è possibile filtrare le attività presenti sulla scrivania tramite alcuni parametri. In linea generale è quindi consigliato e preferibile utilizzare la lista attività estesa.

Per visualizzare la lista delle attività estesa è necessario aprire la lista compatta e, successivamente, cliccare sull’icona … per estendere la lista. A questo punto è possibile filtrare le attività secondo i campi suggeriti nella porzione sinistra della schermata. I filtri presenti sono:

  • stato: ovvero in che stato si trova l’attività (es. da prendere in carico, in carico, completata)
  • assegnamento: cioè in che modalità è stata assegnata l’attività
  • ruoli
  • ricerca, che permette di inserire elementi chiave dell’attività che si sta ricercando e, spuntando le caselle sottostanti, è possibile indicare al programma la sezione in cui ricercare gli elementi
  • applicazione, ovvero la tipologia di documento che si sta ricercando (es protocollo, determina, delibera, ecc)
  • periodo di assegnamento: permette di restringere il lasso temporale in cui effettuare la ricerca

Esplodendo la casella “altri filtri” si può compiere la ricerca in maniera ancora più approfondita. Inoltre, SicraWeb Evo permette di salvare le configurazioni di ricerca e impostarle come predefinite, cliccando sulla lente azzurra, come nell’immagine.

Infine è possibile costruire una scorciatoia diretta alla lista delle attività estesa cliccando sulla linguetta. Così facendo la lista delle attività verrà aggiunta alla lista “preferiti” e inserita all’interno della dashboard. Per compiere questo semplice passaggio è necessario aprire la lista attività estesa e si aprirà su una nuova linguetta la pagina della lista completa

lista attività completa
clicca lo stendardo

e successivamente cliccare sullo "stendardo", che passerà da questo stato HOWTO PROWEB 0006.png a questo HOWTO PROWEB 0007.png.

Per visualizzare i preferiti si deve aggiungere il widget all'interno dashboard, quindi dalla pagina principale cliccare su "modifica dashboard",

HOWTO PROWEB 0008.png

in fondo alla dashboard troverete questa scritta, cliccare su "Aggiungi un nuovo widget"

HOWTO PROWEB 0009.png

e dall'elenco scegliere "Preferiti"

HOWTO PROWEB 0010.png

infine è sufficiente un click sui campi "Seleziona" e "Salva" presenti in alto a destra per salvare la nuova configurazione della dashboard.

Significato delle icone

Nelle colonne visibili nella sezione dei risultati sono presenti alcune colonne che riportano delle icone particolari. Vediamole.

Colonna Stato

Questa è la seconda colonna, riporta il simbolo di un lucchetto, può essere di tre tipi:

Stato Icona Descrizione
Icona "Attività sbloccata" PROWEB 00122.png Indica che l'attività è apribile tramite il pulsante PROWEB 00125.png.
Icona "Attività bloccata ma sbloccabile" PROWEB 00123.png Indica che l'attività è bloccata (=aperta) da un altro utente ma è possibile "sfilarla" all'altro utente e aprirla. Infatti il pulsante PROWEB 00125.png è presente.
Icona "Attività bloccata" PROWEB 00124.png Indica che l'attività è bloccata (=aperta) da un altro utente e non è possibile aprirla. Il pulsante PROWEB 00125.png non è presente.

Nell'esempio l'attività è bloccata

PROWEB 00121.png

e non si ha neppure la possibilità di aprirla

PROWEB 00126.png

Queste attività rimangono bloccate finché l'altro utente non le chiude. Ci possono essere casi in cui le attività rimangono "bloccate", in questi casi essere non lo rimangono per sempre, esiste un meccanismo interno che provvedere periodicamente a sbloccare queste attività "orfane". Solitamente il giorno dopo tali attività si ritrovano sbloccate.

Colonna in evidenza

La terza colonna solitamente è vuota eccetto per una riga che si ritrova l'icona PROWEB 00128.png. Tale icona segnala quale riga è in evidenza. E' un ulteriore segno grafico oltre alla differente colorazione della riga. Serve per rendere accessibile la identificazione della riga evidenziata anche a soggetti daltonici. In generale è un ausilio molto migliore rispetto alla mera evidenziazione della riga.

PROWEB 00127.png

Colonna espandi dettaglio

La prima colonna presenta sempre un "+" che una volta cliccato apre una sezione ulteriore relativa all'elemento che mostra ulteriori dettagli, i quali potrebbero essere gli allegati ad esempio. Per chiudere la sezione dei dettagli basta cliccare la "X"

Pic 25-03-2025 15 33 57.png

una volta aperto vedremo il contenuto della sezione ulteriori dettagli

PROWEB 00129.png

Le operazioni possibili

Le operazioni che possono essere eseguite nella lista delle attività sono:

  • Presa in carico
  • Rifiuto
  • Assegnazione/Smistamento
  • Annullamento presa in carico
  • Completamento

Vediamole in dettaglio:

Presa in carico

La “presa in carico” è l’attività padre di tutte le altre. Eseguendo l’operazione di “presa in carico” si ottiene la possibilità di lavorare sull’attività, in caso contrario è impossibile compiere qualsiasi tipo di azione. E’ importante specificare che è possibile prendere in carico un’attività solamente se quest’ultima viene assegnata per “competenza”.

Rifiuto

Rifiutare un’attività significa rimandarla all’utente assegnatore. Lo strumento del rifiuto va però usato con estrema attenzione: infatti, prima di rifiutare, è necessario allinearsi con i propri colleghi per assicurarsi che l’attività che si vuole rifiutare non sia di competenza altrui. Come spiegato precedentemente, infatti, un’assegnazione può non essere strettamente personalizzata per un utente, ma diretta a un intero ufficio. In questo caso, l’azione di rifiuto ha effetto sull’intero ufficio, di conseguenza l’attività scompare dalla scrivania dell’intera unità organizzativa. In linea generale, quindi, è bene rifiutare solamente le attività non di competenza del proprio ufficio di appartenenza.

Smistamento

Lo smistamento permette di smistare l'attività ad altri uffici o utenti con il vincolo che posso smistare solamente ad uffici a cui appartengo o ad utenti dell'ufficio per cui ho preso in carico l'attività. Quindi per gli utenti normali lo smistamento è limitato. Non è così per i Responsabili che hanno invece potenzialmente delle capacità di smistare più estese. Lo smistamento è una operazione unica che somma le operazioni Presa in carico + Assegnazione. Infatti se prendo in carico l'attività la posso poi assegnare, se non prendo in carico non posso farlo.

Annullamento presa in carico

Nel caso in cui si abbia, per errore, preso in carico un’attività non di propria competenza è possibile annullare la presa in carico. Annullare la presa in carico non equivale a rifiutarla, infatti l'annullamento della presa in carico non comporta il ritorno dell'attività all'utente assegnatore.

Completamento

Una volta che si sono svolte tutte le operazioni su di un’attività si può, cliccando sull’icona, impostare la stessa come “completata”, ovvero terminata: così facendo l’attività scompare dalla lista e viene poi archiviata. E’ quindi buona norma completare le attività per poter tenere la lista delle attività in ordine. Inoltre, le attività assegnate per “conoscenza” possono essere completate immediatamente, viceversa, le attività assegnate per “competenza” devono essere lavorate per poter essere completate.

Esecuzione massiva attività

E' possibile eseguire massivamente più attività con stato omogeneo.

Si ponga l'attenzione alla parola omogenea.

Quando apro la lista attività ciò che vedo sono attività di qualsiasi applicativo e in qualsiasi stato. Le operazioni massive le posso eseguire solo su assegnazioni documento e non su azioni di workflow. Se seleziono attività che sono in stati diversi, la maschera delle operazioni fattibili su quelle attività mi mostrerà solo le operazioni compatibili con gli stati associati alle attività".

Esempio: seleziono le attività in immagine dove una è in carico e tre sono da prendere in carico, la mia selezione non è omogenea,

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quindi quando vorrò eseguire le operazioni su queste attività Sicraweb Evo mi proporrà solamente l'unica attività compatibile con tutte e quattro le attività, ovvero il completamento.

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Quindi per usufruire della funzione in oggetto come prima cosa di deve: filtrare le attività per stato di modo che possa selezionare con un stato omogeneo.

PROWEB 0102.png

Ora posso selezionare le attività che voglio eseguire massivamente cliccando il pulsante

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seleziono le attività da elaborare ed eseguo..

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mi viene chiesto quale comando applicare alle attività selezionate, scegliamo "prendi in carico"

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partirà la procedura e dopo qualche secondo (dipende da quante attività vanno processate)

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Una volta terminata cliccare su chiudi

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il risultato sarà che dall'elenco quelle attività non ci saranno più... perché sono passate in un altro stato e noi stiamo vedendo ancora lo stato precedente!

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Una lista attività speciale. Il contesto flussi documentali

La lista attività che si apre normalmente si può intendere come una "lista attività generica", valida per tutti gli applicativi Sicraweb Evo, e per venire incontro a tutti gli applicativi permette di mostrare un ristretto numero di colonne di dati, ovvero quelli più generici possibile. Per permettere di avere una lista attività più "sul pezzo" esistono delle impostazioni "speciali" che permettono di personalizzare con dei campi attinenti all'applicativo. Queste impostazioni si chiamano "contesti".

I contesti sono di fatto delle liste attività già fatte e finite, le apriamo cliccando sul pulsante delle attività rapide nella barra laterale

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e poi cliccando sul pulsante con la bacchetta magica fa apparire l'elenco dei contesti da cui sceglieremo "Flussi Documentali".

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Una volta aperta si noterà che è una classica lista attività. La particolarità sta nella personalizzazione delle colonne, che sono personalizzate con i dati della gestione documentale, quindi ad esempio qui posso scegliere di vedere la colonna mittenti/destinatari (che nella lista attività generica non c'è).

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si consiglia di rendere questa pagina come un preferito.

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