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Avviare l'iter approvativo

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La fase di redazione dell'atto comporta molto lavoro per rendere il testo dello stesso esente da errori, ma non è che la prima fase di vita dell'atto. La seconda fase, che va obbligatoriamente avviata solo quando la prima è conclusa, consiste nell'iter approvativo che l'atto deve passare per poter diventare esecutivo, questo comporta svariati passaggi tra cui anche la firma digitale. L'iter approvativo è diverso cliente per cliente quindi qui non ne verrà riportato nessuno, qui vedremo solo come avviarlo.

Quindi l'avvio dell'iter è assolutamente l'ultima operazione che deve essere eseguita sull'atto, sapendo che una volta avviato l'iter non si torna indietro. E' come se la cartellina dell'atto fosse impacchettata e trasferita dal tavolo del redattore al tavolo di chi è stato censito nell'iter che debba eseguire la prima attività, poiché il redattore non ce l'ha più sulla sua scrivania di certo non può più metterci le mani.

per avviare l'iter cliccare il pulsante presente nell'atto stesso, appare questo messaggio

a cui si deve rispondere "SI" per avviare l'iter.

D- Chi può avviare l'iter?

D: Chi può avviare l'iter? R: chi vede l'atto. Quindi può essere il redattore dell'atto stesso, e la stragrande maggioranza delle volte è così, ma potrebbe essere anche uno dei componenti dell'ufficio a cui l'atto è stato creato in carico (valore nel campo "ufficio").

D- Una volta avviato l'iter posso continuare a modificare il testo dell'atto?

D: Una volta avviato l'iter posso continuare a modificare il testo dell'atto? R: ASSOLUTAMENTE NO!. Una volta che l'atto entra nel percorso approvativo esso viene "bloccato" in sola lettura a chiunque eccetto al/agli utente/i che ricevono in carico l'attività dell'iter, per semplicità, se avvio l'iter e il primo passaggio è una attività di verifica del Responsabile, solo il responsabile una volta presa in carico l'attività assegnata automaticamente a lui potrà modificare/correggere il testo, l'utente redattore non può in nessun modo.

D- posso "andarmi a riprendere" l'atto dalla scrivania dell'utente a cui il programma ha assegnato l'attività?

D: Ma se appena avviato mi accorgo che ho sbagliato posso "andarmi a riprendere" l'atto dalla scrivania dell'utente a cui il programma ha assegnato l'attività? R: ASSOLUTAMENTE NO!. Non ha senso una richiesta del genere in un ambito di gestione di un flusso di lavoro codificato e definito. In un caso del genere è chi ha in carico l'attività che può restituirla, sempre che questo sia previsto dall'iter approvativo. Solo chi ha in carico l'attività assegnata dall'iter ha il comando della situazione.

D- Una volta firmato digitalmente è possibile modificare l'atto?

D: Una volta firmato digitalmente è possibile modificare l'atto? R: ASSOLUTAMENTE NO!. Se fosse possibile modificare un atto firmato quale valore avrebbe la firma digitale apposta? Assolutamente nulla. Ecco perché, semplicemente, non è possibile in alcun modo correggere un atto firmato digitalmente.

D- Voglio solo correggere un refuso!

D: Ma non voglio alterare l'atto, voglio solo correggerlo perché c'è un refuso, perché non posso anche in questo caso? R: E' una domanda senza senso. Noi esseri umani comprendiamo la gravità di una modifica, nessun programma informatico "capisce" un concetto del genere, per un programma è 0 o 1, si può o non si può, e se si può è l'utente umano che comprende il valore della modifica e basta una virgola in più o in meno per cambiare completamente il senso di tutto l'atto, questo si chiama "lingua italiana". Ecco perché (ed è solo uno dei tanti motivi..) la firma digitale blocca il documento, è l'unico modo di garantire senza dubbio che l'atto sia esattamente quello che il firmatario ha firmato con la firma digitale. E la scusa del "ma con il cartaceo potevo farlo..." è semplicemente FALSO, non si poteva neppure con il cartaceo, è che nessuno può distinguere un documento firmato a penna ora o tra una settimana. Con la firma digitale invece si può! Ricordiamoci sempre che il mondo cartaceo e il mondo digitale sono due universi diversi, con regole e vincoli profondamente diversi e non è detto che le prassi che si aveva con il cartaceo si possa applicare anche nell'universo digitale, anzi!