Riaccertamento residui

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Introduzione

Lo scopo di questa guida è rendere autonomi tutti gli utenti, nelle fasi di gestione del riaccertamento dei residui attivi e passivi e di reimputazione.

Vediamo dunque, quali argomenti saranno trattati:

• Estrazione lista residui.
• Eliminazione residui attivi/passivi.
• Adeguamento residui attivi.
• Cambio di esigibilità su anno n+1 (Reimputazione).
• Adeguamento da reimputazione.
• Altre azioni eventuali.

NOTA Si ricorda che per eseguire alcune operazioni, potrebbero essere richiesti specifici permessi, i quali non vengono assegnati a tutti. Dunque consigliamo di verificare l'eventuale abilitazione prima di eseguire una specifica funzione.

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Come raggiungere la pagina

È possibile raggiungere la pagina tramite il seguente percorso:

Ragioneria > Contabilità Finanziaria > Gestione > Ragioneria spese > Impegni-Prenotazioni
oppure:
Ragioneria > Contabilità Finanziaria > Gestione > Ragioneria entrate > Accertamenti-Prenotazioni

Selezione residui da riaccertare

Il riaccertamento trova le sue basi da quella che possiamo definire come un estrazione di un elenco di impegni o accertamenti, infatti questa operazione permette ai referenti di ragioneria di verificare, estrarre, condividere e stampare a una determinata data i residui attivi e passivi aperti (competenza e residuo) di cui normalmente la ragioneria condivide poi i dati ai vari settori per permettere loro un’analisi degli stessi, al fine di effettuare le operazioni relative.

INFORMAZIONE Una distinzione certa che è molto utile eseguire, è quella tra “residui da residuo” e “residui da competenza” in quanto è consigliato effettuare due estrazioni separate al fine di effettuare solo eliminazioni su residui da residuo ed eliminazioni e reimputazioni su residui da competenza.

Per inizializzare questa estrazione e dunque procedere con il riaccertamento, sarà necessario raggiungere la pagina Impegni oppure Accertamenti, in quanto le due pagine hanno la medesima gestione.

Raggiunta la pagina, andremo ad effettuare le due diverse tipologie di estrazione:

Residui da residuo

Per effettuare un estrazione dei residui degli anni precedenti al rendiconto occorre impostare alcuni filtri all'interno della ricerca che riportiamo qui di seguito:

1. Tipologia: Impegni e prenotazioni
2. Data di calcolo: 31/12/2024
3. Anno competenza: da 0 all'anno che precede il consuntivo. (Esenpio di consuntivo al 2024 impostare da 0 a 2023 utilizzando il separatore).
4. Flag "Con disponibilità": SI (Spunta attiva)
5. Flag "Con residuo": NEUTRO (-)

Vediamone un riepilogo nell'immagine di esempio:

È possibile anche impostare altri criteri di ricerca avanzata, ad esempio fare un'analisi per classificazione oppure per settore come riportato nell'esempio che segue:

Lanciando la ricerca troveremo i dati estratti nella griglia, da qui si potrà anche produrre un file excel al fine di recapitare ai vari settori oppure analizzare la situazione esternamente.

Attraverso il pulsante "Totali" è possibile verificare la somma dei residui da residuo.

Per un riscontro sull'esattezza dei dati, è possibile effettuare una verifica aggregando l'uscita/entrata dalle voci di bilancio nel seguente modo:

Residui da competenza

Per effettuare un estrazione dei residui all'anno del rendiconto (competenza) occorre impostare alcuni filtri all'interno della ricerca che riportiamo qui di seguito:

1. Tipologia: Impegni e prenotazioni
2. Data di calcolo: 31/12/2024
3. Anno competenza: anno del rendiconto (in questo caso 2024).
4. Flag "Con disponibilità": SI (Spunta attiva)
5. Flag "Con residuo": NEUTRO (-)

Vediamone un riepilogo nell'immagine di esempio:

È possibile anche impostare altri criteri di ricerca avanzata, ad esempio fare un'analisi per classificazione oppure per settore come riportato nell'esempio che segue:

Lanciando la ricerca troveremo i dati estratti nella griglia, da qui si potrà anche produrre un file excel al fine di recapitare ai vari settori oppure analizzare la situazione esternamente.

Attraverso il pulsante "Totali" è possibile verificare la somma dei residui da competenza

Per un riscontro sull'esattezza dei dati, è possibile effettuare anche in questo caso una verifica aggregando l'uscita/entrata dalle voci di bilancio nel seguente modo:

Riaccertamento

L’obiettivo del riaccertamento è quello di andare a modificare l’importo di residuo, quindi andare eventualmente ad eliminare un residuo passivo oppure un residuo attivo, andare ad aumentare il residuo attivo per quanto riguarda le entrate al fine di allienare l’accertato con l’incassato, qualora sia stato incassato piu di quanto accertato, infine cambiare l’anno di competenza con un cambio di esigibilità attraverso l'operazione di reimputazione.

Prima di iniziare a selezionare singola riga oppure blocchi di righe, è doveroso fare una precisazione in quanto in alcuni enti è possibile trovare una distinzione fra impegni monobudget ed impegni multibudget, sono facilmente riconoscibili dalla funzione che riportano a fine riga come nell'esempio, dove il simbolo della spunta singola sta per Monobudget ed invece la doppia spunta sta per Multibudget.

In questo caso è consigliato, qualora si lavori a blocchi di operare prima su tutti i multibudget e poi su tutti i monobudget, usufrunedo anche di una ricerca dedicata per effettuare l'estrazione dei soli mono e dei soli multi, infatti i filtri di ricerca ci mettono a disposizione un campo dedicato.

Fatte le dovute sistemazioni, e selezionato un blocco da riaccertare, reimputare, spostare, siamo pronti per avviare la pagina di gestione del riaccertamento andando nel menù "Azioni" scegliendo la voce "Nuova variazione/Riaccertamento"

La funzione è caratterizzata da questo primo campo da cui è possibile scegliere il tipo di azione, dunque se si tratta di un eliminazione di residuo tramite l'azzeramento, di integrazione, oppure di reimputazione.

Da notare che in questa scelta abbiamo selezionato prima i monobudget.

Ecco come si presenta la pagina di gestione, andiamo ad analizzare le singole funzioni.

CAMPO	FUNZIONE
Riferimenti Atto	Dato facoltativo, da valutare per il tracciamento con atti specifici per il riaccertamento
Descrizione movimento	È possibile dare una descrizione alla variazione in base all'operazione che si sta effettuando, è possibile aggiungere una descrizione aggiuntiva, quindi semplicemente ripetere il tipo variazione oppure una descrizione piu analitica.
Tipo Variazione	È possibile inserire tipi di variazione diversi che richiamano dettagli di operazione specifica (Eliminazione residui, Reimputazione, Registrazione Maggior entrata etc) per poter avere la possibilità di visualizzare ed eventualmente estrarre le variazioni applicando i filtri relativi ai tipi di variazione, e aggiungendo in griglia la descrizione della variazione stessa. Naturalmente questa informazione può essere inserita a livello generale dalla testata, in quanto è possibile ridurre N impegni tutti con la stessa motivazione di base, oppure inserendo singolarmente la voce a livello di ogni riga, dove troviamo situato lo stesso campo. Ricordiamo che i tipi di variazione sono gestibili alla pagina "Tipi variazione impegno" raggiungibile al percorso: Contabilità finanziaria > Configurazione
Data da applicare	Una particolare attenzione da porre, riguarda la data da applicare, diciamo che il riaccertamento normalmente viene fatto sempre al 31/12 dell’anno del rendiconto, questa data è fondamentale perché risulta essere la data in cui effettivamente quella variazione avrà effetto, dunque se inserissimo in questo caso, una data magari inerente a gennaio 2025, il rendiconto 2024 non terrà conto di quel riaccertamento, dunque è fondamentale che la data sia minore o uguale al 31/12/anno rendiconto. Questa data può essere gestita con il widget “Contesto di lavoro ragioneria”; che in tal caso consente anche di effettuare il riaccertamento in momenti e fasi diversi, utilizzando una data per ogni riaccertamento (es. riaccertamento settore X al 28/12; riaccertamento settore Y al 29/12, ecc…)
Azione da eseguire	Scegliere l'azione che si intende compiere tra variazione in aumento, variazione in diminuzione, reimputazione, conferma residuo e spostamento budget

Variazione in diminuzione (cancellazione residui)

La variazione in diminuzione consente di andare ad eliminare in parte o totalmente un residuo.

Questa scelta abiliterà a sua volta la tendina posta di fianco per il riuso del budget, tramite il riuso del budget comunico al programma che con la somma che andrò ad eliminare non voglio farci nulla, dunque in questo caso dovremo inserire Nessuna azione, altrimenti è possibile dire al sistema che con la somma a disposizione potrebbe fare un nuovo impegno, oppure aumentare un impegno esistente, oppure se si tratta di un eventuale sottoimpegno, con una riduzione si riporteranno i soldi al padre.

Capita spesso generando delle economie su degli impegni relativi ad una certa opera, di poter utilizzare quelle somme per andare ad integrare un altro impegno relativo ad una stessa opera.

Variazione in aumento

Andando a dare un rapido sguardo invece alla variazione in aumento, possiamo dire che specialmente riguardo l’entrata viene fatta normalmente quando durante l’anno di consuntivo che stiamo chiudendo, è stato incassato di più di quanto era a residuo, questo sappiamo che è consentito, e nel caso sia stato fatto, sarà necessario prima di chiudere il rendiconto, andare a integrare il residuo in modo che non si determini un incassato maggiore del residuo.

L’effetto di questa situazione potrebbe generare un residuo attivo negativo, dunque un effetto di abbattimento dell’avanzo di amministrazione, in questo caso aumentando il residuo, il saldo a fine anno sarà pari a zero.

Reimputazione

La reimputazione è quell’operazione che ci consente di cambiare l’anno di esigibilità di un impegno o di un accertamento, infatti andando a richimare per anno competenza un impegno, sarà possibile cambiare la sua esigibilità, dunque reimputarlo all'anno N+1.

Sarà necessario impostare la data sempre al 31/12/2024 fondamentale anche per le reimputazioni.

Quando andremo a dire al programma che si tratta di una reimputazione, il programma cosa farà, inserirà come anno su cui reimputare, l’anno n+1, in questo caso il 2025, allo stesso tempo accende il flag coperto da fondo.

ATTENZIONE Il programma in fase di reimputazione accende in automatico il flag "Coperto da fondo" eventualmente da inserire solo per reimputazione di impegni che non comportano anche la reimputazione della relativa entrata, in caso contrario disabilitare il flag.

A questo punto facendo partire la procedura, riceveremo la notifica da cui possiamo vedere la variazione.

Il programma genera una variazione con due righe, una riga sul 2024 in cui viene ridotto l’importo, ed una riga sul 2025 in cui trovo l’aumento, dunque avrò due competenze diverse, dove con la prima tolgo l’impegnato nel 2024, e con la seconda aumento l’impegnato coperto da fondo nel 2025.

Conferma il residuo

Questa operazione può essere fatta per caricare una sorta di variazione fittizia a zero, che consente poi di estrarre tutti gli impegni confermati.

I principi contabili, aldilà di prevedere un elenco di eliminati, chiede anche un elenco di residui mantenuti, in questo modo si potranno avere avere due elenchi distinti.

Spostamento di budget

Questa funzione consente di effettuare una variazione al fine di dover apportare delle modifiche all'impegno/accertamento in modalità tracciata, dunque non agendo direttamente nei dettagli della composizione impegno ma attraverso una variazione che comporta una riga negativa ed una riga positiva che segnalano la modifica di uno o più dettagli.

Adeguamento da reimputazione

Terminate le sole reimputazioni, è necessario andare a creare la variazione di bilancio all'interno dell'apposita pagina "Variazioni di bilancio"

Andiamo a creare due variazioni:

Variazione 1:

Inserire la variazione di bilancio “in stesura”, con data valuta al 31/12/2024, e utilizzare l’apposito automatismo “Adeguamento da reimputazioni”, impostando i seguenti filtri:

Reimputazioni fatte da 31/12/2024 a 31/12/2024. Reimputati su anni compresi 2024 e 2025 (fino a dove ho reimputato)

se non sono stati creati i relativi capitoli FPV sui capitoli soggetti a reimputazione con FPV, l’automatismo al termine dell’operazione elenca i capitoli da sistemare.

Nell’intervallo di date vanno considerate tutte le date utilizzate nell’operazione del riaccertamento le date possono essere considerate o tutte nella stessa variazione, o su più variazioni se si è deciso di dividere il riaccertamento con una determinata logica (es. riaccertamento settore X al 28/12; riaccertamento settore y al 29/12, ecc…).

L’automatismo “Creazione stanziamenti da reimputazione”, utilizzando una o più sezioni di bilancio dedicate, serve proprio per inserire stanziamenti di bilancio nati dalle reimputazioni in questa fase (bilancio non approvato).

A seguito delle variazioni su stanziamenti e fpv interessati dal riaccertamento, va effettuato anche un adeguamento agli stanziamenti di cassa sull’annualità successiva al rendiconto (p.es. 2025), considerando che l’eventuale riduzione dei residui potrebbe aver intaccato lo stanziamento di cassa previsto sul bilancio.

Utilizzando l’apposito automatismo “Adeguamento cassa” è possibile allineare la cassa a una certa percentuale di stanziamento/residui definita dall’utente, andando a considerare solo i capitoli dove la cassa è più alta (filtro disponibile sull’automatismo).

Variazione 2: Inserire la variazione di bilancio “in stesura”, con data valuta al 02/01/2025, e utilizzare l’apposito automatismo “Adeguamento da reimputazioni”, impostando i seguenti filtri:

Reimputazioni fatte da 31/12/2024 a 31/12/2024. Reimputati su anni compresi 2025 e 2025

Stampe operazioni effettuate

Quando il riaccertamento sarà ultimato, si rende necessario effettuare delle stampe riepilogative sui residui, la stampa consigliata è quella denominata “Elenco residui attivi e passivi (Allegato M)” che possiamo trovare nel ramo “Bilancio consuntivo”, presnete nella pagina Stampe.

La stampa è utilizzabile con molte combinazioni che consentono di stampare i residui da molti punti di vista, vediamo quali sono i filtri consigliati:

• Esercizio: anno del rendiconto.
  
• Calcolati alla data 31/12 del rendiconto.
  
• Flag “Competenza” e flag “Residuo” Permettono di scegliere la stampa dei soli residui da competenza/residuo o tutti.
  
• Flag “Stampa solo quelli aperti al 31/12” Permette di stampare solo i residui rimasti aperti (escludendo quindi quelli azzerati).
  
• Tendina “Tipologia”:
  

1.Tutti: Considera tutti i residui, anche quelli non movimentati (quindi il totale dei residui iniziali e finali corrisponde al totale residui sul rendiconto).
2.Tutti quelli variati: Considera solo quelli variati nell’anno del consuntivo (quindi il totale dei residui iniziali e finali non corrisponde al totale residui sul rendiconto).
3.Solo quelli variati +: Considera solo quelli variati in aumento nell’anno del consuntivo (quindi il totale dei residui iniziali e finali non corrisponde al totale residui sul rendiconto).
4.Solo quelli variati -: Considera solo quelli variati in diminuzione nell’anno del consuntivo (quindi il totale dei residui iniziali e finali non corrisponde al totale residui sul rendiconto).

• Flag “Stampa dettaglio fornitori/cliente" Se impostato a SI viene riportato il dettaglio del fornitore del residuo; va tenuto in considerazione che, se la situazione dei fornitori tra imp/acc e mand/rev non è coerente, la stampa restituisce anche dati negativi (per questo motivo è consigliato impostarlo a NO).

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