PROTOCOLLO INFORMATICO - GUIDA RAPIDA UTENTE

Pagina principale	Affari Generali

INTRODUZIONE

L’art. 1 del DPR 445/2000, definisce «Sistema di gestione informatica dei documenti» l’insieme delle «risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti», tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali.

Nell’ambito di tale sistema, viene definita «Segnatura di protocollo» «l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso».

L’art. 53 del DPR 445/2000 in materia di «Registrazione di protocollo» stabilisce per ogni documento in entrata o in uscita l’obbligo di memorizzare:

• numero di protocollo (generato automaticamente dal sistema);
• data di registrazione (assegnata automaticamente dal sistema);
• mittente o destinatario/i;
• oggetto del documento (data e protocollo del documento documento ricevuto se presente);
• impronta del documento informatico trasmesso per via telematica (sequenza di simboli binari in grado di identificarne il contenuto).

Tutti gli elementi vengono registrati in forma non modificabile e nel corso di un’unica soluzione, con esclusione di interventi interventi intermedi, anche indiretti.

Ai sensi dell’art. 55 DPR 445/2000, l’attività di «Segnatura di protocollo» deve essere effettuata contemporaneamente alla Registrazione e consiste, nell’apposizione/associazione sull’originale delle informazioni riguardanti il documento, al fine di identificarlo in modo inequivocabile. Le informazioni minime da apporre sul documento sono:

• il numero progressivo di protocollo (di almeno 7 cifre);
• la data di protocollo;
• l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea.

Tutte le informazioni devono essere apposte in forma non modificabile.

Nell'ambito di questa guida con il termine "protocollo" ci si riferisce sempre ad un documento protocollato. In questa guida si riscontreranno questi due termini indifferentemente, sono sinonimi.

RICERCA DEI PROTOCOLLI

Il pannello di ricerca dei protocolli permette di ricercare e consultare direttamente nell'archivio dei documenti protocollati. Qui sotto vediamo un esempio

Nella immagine vediamo la caratteristica divisione in due parti del pannello. Nella parte sinistra sono presenti i filtri e i comandi per la ricerca, nella parte destra vediamo, organizzata in colonne personalizzabili per disposizione, quantità e dimensione, i risultati della ricerca.

• Cliccando sul pulsante "Cerca" senza valorizzare alcun campo di filtraggio riceveremo l'elenco dei protocolli in ordine del più recente registrato.
• Cliccando il pulsante "Ripristina" puliremo i campi di filtraggio per poter iniziare una nuova ricerca.
• Il filtro "Data (da)" è sempre valorizzato a 3 mesi indietro. Questo per mantenere le prestazioni idonee all'uso. Non è possibile avere per default questo campo vuoto. E' possibile pulirlo manualmente per poter ricercare anche con datazioni posteriori.
• La sezione con i filtri si apre con alcune sezioni compresse, per poter usare i filtri basta cliccare nella riga della sezione sul pulsante con la freccia in giù. Ad esempio la sezione "Documento" che ha al suo interno il filtro "Tipo" va espansa specificamente.

E' possibile gestire le ricerche ricorrenti, salvandole. E' una ottima modalità per gestire il pannello delle ricerche.

Nella immagine vediamo che va cliccato il pulsante con i tre puntini presente nella sezione dei filtri di ricerca per aprire un menu a tendina da dove salvare nuove ricerche ricorrenti oppure scegliere e applicare ricerche già salvate. Ogni utente vede e gestisce le sue ricerche.

Nella pulsantiera presente nella sezione dei risultati sono disponibili vari pulsanti

come vediamo nella immagine abbiamo:

• "+Documento" che permette di creare un documento non protocollato avviando il wizard
• "+Protocollo" che permette di creare un protocollo in Entrata, Uscita o Interno, a seconda dei permessi utente, avviando il wizard di protocollazione
• "Facicola" che permette di fascicolare massivamente scegliendo i protocolli direttamente dalla sezione risultati.

CONSULTAZIONE DI UN PROTOCOLLO

Per consultare un protocollo esso va selezionato e aperto il dettaglio

Come si vede dall'immagine abbiamo sostanzialmente due modi per aprire il dettaglio del protocollo, uno è cliccando il suo numero che, nella griglia, è visibile come sottolineato, il secondo è cliccando il pulsante con la "matita".

All'apertura del protocollo troveremo un pannello simile a questo

In questa immagine vediamo la divisione in due sezioni del pannello, nella parte sinistra quello che viene chiamato "accentratore" ovvero una rappresentazione a sezioni di informazioni omogenee, sulla sinistra vediamo invece il dettaglio delle informazioni della sezione dell'accentratore selezionata.

Ogni sezione raggruppa informazioni che trattato lo stesso argomento, ad esempio la sezione allegati mostra nel dettaglio tutto ciò che riguarda gli allegati e li troverò solo in questa sezione.

Posso spostarmi tra una sezione e un'altra semplicemente cliccando, automaticamente il dettaglio cambierà e mostrerà le informazioni specifiche della sezione selezionata.

La pulsantiera è posizionata in basso come da standard dell'interfaccia di Sicraweb Evo, essa contiene i pulsanti per eseguire operazioni partendo dal protocollo aperto

Nell'immagine individuiamo i seguenti pulsanti:

Pulsante		link	Descrizione
DUPLICA:			viene avviata la procedura di protocollazione tramite wizard duplicando le informazioni del protocollo da cui parte la procedura
ANNULLA:		vai alla guida	viene avviata la procedura di annullamento del protocollo. Con la chiusura positiva della procedura il protocollo rimarrà presente a registro ma non produrrà più effetti giuridici, viene esplicitamente segnalato in fase di ricerca.
AVVIA ITER:			Se al tipo documento del protocollo è associato un iter di workflow con questo pulsante lo si può avviare
COLLEGAMENTI:		vai alla guida	permette di creare una risposta al protocollo, questo genera un nuovo protocollo che prenderà i dati del protocollo di partenza.
PUBBLICAZIONI:			questo pulsante avvia la procedura di pubblicazione verso il portale online di Albo / Amministrazione Trasparente
INOLTRA EMAIL:			permette di generare una email dal protocollo. E' da intendersi come invio non ufficiale, per quello scopo si deve produrre un nuovo protocollo in uscita.
METADATI:			permette di vedere eventuali metadati aggiuntivi personalizzati. Il pulsante è opzionale e di solito non visibile.
STAMPA ETICHETTA:			permette, se configurata, di stampare una etichetta attraverso una stampante di etichette opportunamente configurata.
NUOVA PRATICA:			permette di creare una nuova pratica partendo dal protocollo o di inserire questo protocollo in una pratica esistente. Si intente che deve essere presente e operativo il modulo pratiche Evo.
STAMPE:			permette di eseguire delle stampe predefinite

sulla parte destra troviamo altri due pulsanti

Pulsante		link	Descrizione
STORICO EVENTI:			permette di visualizzare tutta la storia del protocollo da quando è stato registrato
+ PROTOCOLLO:			il pulsante serve per avviare la procedura wizard di protocollazione direttamente da questo pannello.

ARGOMENTI CORRELATI

La stampa degli allegati. Il timbro

REGISTRARE UN PROTOCOLLO

La procedura di registrazione di un protocollo è divisa in step o passaggi, viene chiamato "wizard".

Viene chiesto all'utente di compilare i campi a blocchi, solo se i dati obbligatori sono stati caricati si può passare alla fase successiva. E' anche possibile tornare indietro alle fasi precedenti se serve.

La procedura di registrazione del protocollo è valida per i protocolli in Entrata, Uscita, Interni. Cambiano solo alcuni dati da caricare a seconda del tipo di protocollo che si sta registrando.

Gli step, avendo i permessi adeguati, sono al massimo 4.

PASSO 1 - DATI GENERALI

Il primo passo è compilare i dati generali.

Qui vediamo come esempio il passo 1 di un protocollo in uscita. Per poter passare al passo successivo sono da compilare alcuni dati obbligatori. Gli altri sono opzionali e da compilare a seconda delle regole che ogni Ente si è dato. I dati obbligatori sono:

Dato	link	Descrizione
OGGETTO		Digitare l’oggetto del protocollo. Suggerimenti: a) LEGGERE BENE TUTTO IL DOCUMENTO DA PROTOCOLLARE; b) analizzare il contenuto del documento per capire di cosa si tratta; c) SINTETIZZARE l’argomento del documento in una frase completa, chiara e non troppo sintetica. Si consiglia di usare almeno 30 caratteri per scrivere l’oggetto.
MITTENTI/DESTINATARI		A seconda che il tipo del protocollo sia in Entrata o in Uscita (per gli interni il campo non è previsto) dovranno essere compilati i Mittenti (Entrata) o i destinatari (Uscita). Argomento correlato Gestione delle anagrafiche per il protocollo
CLASSIFICAZIONE		va compilato il campo scegliendo una voce esclusivamente dall'albero del Titolario di Classificazione

PASSO 2 - ASSEGNAZIONI

In questo passo vanno caricare le assegnazioni, ovvero a chi verrà assegnato in valutazione l'attività risultante dalla protocollazione. I tipi di assegnazione sono due: competenza e conoscenza. Il meccanismo di caricamento è identico per i due tipi di assegnazione.

Per un protocollo in Uscita è poco utile assegnare per competenza, solitamente le eventuali assegnazioni sono solo per conoscenza, per i protocolli in Uscita l'assegnazione, di qualsiasi tipo, non è obbligatoria. Per i protocolli in Entrata invece è obbligatorio assegnare per competenza almeno ad una UO.

Per i protocolli Interni è obbligatoria l'assegnazione per competenza almeno ad un ufficio.

E' possibile assegnare per più uffici per qualsiasi tipo di assegnazione.

Oltre alle assegnazioni è presente anche il campo mittente interno il quale è molto importante valorizzare correttamente, oltre che obbligatorio. Il mittente interno è l'assegnatore di prima istanza ovvero nella catena degli assegnamenti è il punto iniziale, la radice. In caso di rifiuto dell'assegnazione si può tornare a ritroso fino al mittente interno, oltre esso non si può rifiutare ulteriormente l'attività. Il mittente interno non può rifiutare l'attività ma solo ri-smistarla o completarla.

ARGOMENTI CORRELATI

• Come caricare elementi in una griglia

PASSO 3 - ALLEGATI

In questo passo allego i file al protocollo.

posso allegare i file o uno alla volta oppure, raccomandato, massivamente usando il pulsante "Carica" visibile nell'immagine sopra.

Possiamo caricare un totale di circa 500Mb di file (limitati per impostazione del Cloud), questo valore indica la somma delle dimensioni dei file presenti nello specifico protocollo.

Ad esempio possiamo caricare un file da 500Mb oppure 50 file da 10Mb in entrambi i casi sono identificati come 500Mb di file. Si chiarisce che "500Mb" non è una dimensione esatta ma una dimensione che si avvicina, quindi potrebbe essere 498Mb oppure 503Mb.

Si consiglia di verificare sempre che le dimensioni dei file siano compatibili con il loro contenuto e se si possa operare in qualche maniera per ridurne le dimensioni. Ad esempio un .pdf che ha inglobato immagini ad alta risoluzione sarà molto pesante ma va valutato se fosse veramente necessario la presenza di tali immagini. Si raccomanda buon senso.

PASSO 4 - RISERVATEZZA (*)

E' possibile riservare il documento che sto protocollando ad specifici uffici e/o utenti.

La riservatezza è un ulteriore strato di visibilità che si mette sopra alla classica visibilità.

Il livello base della visibilità è: ogni utente vede i protocolli del/degli uffici a cui appartiene e i protocolli assegnati eventualmente direttamente al suo utente.

La riservatezza si mette sopra alla visibilità base e permette di specificare chi deve vedere il protocollo, tutti gli altri anche se potenzialmente potrebbero vederlo (perché appartenenti all'UO a cui è assegnato il protocollo) ma gli viene negato l'accesso.

INFORMAZIONE (*) questo passo è visibile solamente a chi ha i permessi specifici, altrimenti non è visibile. I permessi sono stati assegnati in fase di avvio del modulo e comunque sono integrabili o dal vostro CED o su esplicita richiesta scritta a Maggioli.

LISTA DELLE ATTIVITA

Con un protocollo informatico orientato alla gestione totalmente digitale del documento come è Sicraweb EVO riveste particolare importanza anche la fase che avviene subito dopo la protocollazione di documenti in entrata o interni. Ovvero lo smistamento e la gestione della presa in carico del protocollo digitale. Infatti con lo smistamento digitale il documento è "consegnato" all'Ufficio nel momento stesso in cui viene registrato, e i dati, informazioni, files dello stesso sono disponibili in tempo reale. Diventa quindi importante gestire "il giro" del documento per poter riuscire in futuro a ricostruire puntualmente ciò che è avvenuto al documento, ovvero i passaggi di mano che questo ha avuto.

Per gestire questa fase che viene chiamata indifferentemente "assegnazione" o "smistamento" è presente un pannello specifico.

Per poter visionare le assegnazioni ci sono principalmente due metodi, vanno in alternativa ma mostrano gli stessi dati.

LA LISTA ATTIVITA' COMPATTA

La prima modalità è chiamata "Lista attività compatta" ed è raggiungibile sempre dalla barra laterale destra presente nella dashboard

Questa modalità di rappresentazione delle attività si prefigge un solo scopo: permettere all'utente di eseguire le ultime attività assegnate in ordine di tempo. Infatti la sua validità è che è immediata.

in questa finestra abbiamo informazioni essenziali ma cliccando sul pulsantino con la freccia in giù si espanderà l'attività dando alcune altre informazioni e mostrando i pulsanti per gestire l'assegnazione

Attività normale	Attività espansa

Il pulsante "azioni" mostra le azioni che si possono eseguire sull'attività

L'azione più importante è "prendi in carico".

Il pulsante "Esegui" aprirà il documento legato a questa attività permettendo di avere tutte le informazioni necessarie per decidere quale operazione intraprendere. Poiché il documento è stato aperto partendo da una attività sarà sempre possibile "tornare indietro" chiudendo il documento cliccando la freccia orientata a sinistra

LISTRA ATTIVITA' ESTESA

La seconda modalità di visualizzazione permette una più estesa rappresentazione delle attività e una configurazione più potente. E' la vera e proprio "scrivania" delle attività. Per aprire la lista attività estesa si parte sempre da widget laterale destro della lista attività compatta

cliccando il pulsante con la lente di ingrandimento come da immagine si aprirà il pannello della lista attività estesa

come si vede dall'immagine essa si presenta come un classico pannello di ricerca, infatti ne eredita tutte le caratteristiche standard come personalizzazione delle colonne dei risultati o il salvataggio delle ricerche.

Si consiglia di rendere un preferito la lista delle attività, per far questo basta spuntare la coccardina presente nella linguetta

Preferito non ancora impostato

Preferito impostato

FLUSSI DOCUMENTALI ATTIVITA'

Esiste una terza modalità ovvero una personalizzazione della lista attività estesa che permette di gestire colonne specifiche per il documentale. Un esempio: solo da questa modalità posso aggiungere tra le colonne il dato "Mittenti", cosa che nella lista attività non è possibile avere.

Come da immagine, cliccare sul pulsante con i quadratini, apparirà un menu contestuale dove andremo a selezionare la voce "Flussi Documentali"

il risultato sarà l'apertura di un pannello di ricerca simile al pannello della lista delle attività ma orientato all'uso sulle attività documentali (atttività di protocollo ma anche di: Fattura Elettronica, Determine, Delibere ecc.. ecc...)

ARGOMENTI CORRELATI A QUESTA GUIDA

Qui sono presenti le guide su argomenti collegati al modulo Protocollo informatico.

• Come annullare un protocollo
• Come caricare o modificare elementi in una griglia
• Come gestire le anagrafiche per l'uso nel protocollo
• Stampa copia dei file di un protocollo con un timbro
• Rispondere ai protocolli. Il collegamento documentale

RIFERIMENTI NORMATIVI - RISORSE ESTERNE

• DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445 "Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa."
• LEGGE 7 agosto 1990, n. 241 "Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi."
• Le pillole di Aurora redatte all'interno del Progetto Aurora
• Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici in vigore dal 1 gennaio 2022