Liste elettorali elettroniche
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Introduzione
Le liste elettorali elettroniche consentono di produrre una copia fedele delle proprie liste elettorali in uno o più files nel formato pdf/a.
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NOTA Lo standard PDF/A definisce un formato per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici ed è basato sulla versione 1.4 del formato PDF di Adobe Systems Inc., implementato in Adobe Acrobat versione 5 e successive. |
Le liste elettorali elettroniche nascono con l'obiettivo di sostituire qualsiasi ristampa cartacea delle liste elettorali generali e sezionali e per essere utilizzate in alternativa alla stampa cartacea delle cosiddette "Code alle liste / Fogli aggiunti", che vengono prodotte al termine di ogni tornata o fase di revisione ove si aggiungono nuovi iscritti in coda alle liste cartacee precedenti.
Consentono inoltre di evitare, sempre in fase di revisione, di dover procedere manualmente alla spunta di tutti gli elettori cancellati dalle liste, in quanto questi verranno automaticamente marcati come cancellati con i relativi estremi del verbale, direttamente sulle liste elettroniche in formato pdf/a.
Il tutto, come evidente, si traduce in un notevole risparmio di tempo e di materiale, sia da parte dell'Ufficiale elettorale che della Commissione elettorale circondariale:
- non si dovrà più procedere alla stampa cartacea di tutte le liste per ogni sezione, divise per maschi e femmine (verrà prodotto in pochi secondi un file che include ogni sezione).
- non si dovrà più procedere ad una seconda copia di tutte le stampe cartacee da inoltrare fisicamente alla propria C.e.c. (sarà sufficiente inoltrare i files via pec o protocollo).
- non si dovrà più procedere manualmente a spuntare tutti gli elettori da cancellare e apporre gli estremi del verbale (i files prodotti saranno automaticamente aggiornati con tutti i dati).
- vi sarà un evidente risparmio di spesa sia in carta che in toner per stampanti.
- archiviazione automatica con conservazione storica all'interno della procedura per ogni revisione.
Le liste elettroniche all'interno delle revisioni
La produzione delle liste elettroniche è stata abilitata all'interno della maschera Altre operazioni nella revisione dinamica, nella revisione straordinaria e nella revisione semestrale.
Il loro scopo è quello di sostituire la classica stampa cartacea dei Fogli aggiunti / Code alle liste con i soli nuovi iscritti e di produrre invece i files in formato pdf/a contenenti tutte le liste aggiornate.
Nell'immagine di esempio che segue, è possibile vedere la schermata Altre operazioni relativa ad una revisione dinamica ordinaria. I pulsanti Stampa liste generali e Stampa liste sezionali consentono la scelta di produrre una stampa completa delle liste, sia in formato cartaceo, che nel nuovo formato elettronico pdf/a.
Selezionando la voce Stampa liste sezionali (o generali) sarà possibile inserire le opzioni di stampa, in cui è possibile attivare la spunta su Archivia il documento elettronico per produrre il file pdf/a delle liste; cliccando infine il pulsante Stampa verranno prodotti i relativi documenti.
Le liste elettroniche così prodotte rimarranno in memoria all'interno della revisione interessata e sarà possibile consultarle e/o inoltrarle anche a revisione già chiusa, sia cliccando sul pulsante Liste Elettroniche (evidenziato nell'immagine precedente), sia accedendo alla funzione Elettorale -> Ricerche-liste -> Liste elettroniche.
Le liste elettroniche fuori dalle revisioni
Come visto nel paragrafo precedente, le liste elettroniche possono essere utilizzate in alternativa alla stampa cartacea delle cosiddette Code alle liste / Fogli aggiunti che vengono prodotte al termine di ogni tornata o fase di revisione, ma anche in sostituzione di qualsiasi ristampa cartacea delle liste elettorali Generali e Sezionali.
Nel caso in cui l'operatore volesse quindi procedere ad una ristampa (anche a seguito di una eventuale ricompilazione), in maniera indipendentemente dalle revisioni, può procedere dalla seguente voce di menù
Elettorale -> Revisioni -> Altre attività -> Stampa fogli aggiunti lista generale (e/o Liste sezionali)
o in alternativa anche dalla voce di menù
Elettorale -> Revisioni -> Altre attività -> Ricompilazione liste sezionali -> Stampa liste sezionali (e/o Generali)
L'archivio documentale dove è possibile consultare tutte le liste elettroniche prodotte si trova alla seguente voce di menù Elettorale -> Ricerche-liste -> Liste elettroniche.
In questo pannello vengono memorizzate ed archiviate tutte le Liste elettroniche prodotte, indipendentemente dal fatto che siano state prodotte all'interno di una revisione, o da altra voce di menù.
Lettera accompagnatoria
Ogni lista elettronica archiviata nell'archivio documentale, viene sempre corredata di una Lettera accompagnatoria da utilizzare per l'eventuale inoltro alla propria C.e.c. o altro ente.
All'interno di una revisione, dopo aver stampato le liste, cliccando sul pulsante Liste elettroniche sarà possibile visualizzare sia la stampa della lista sia l'accompagnatoria.
Nell'immagine di esempio che segue, è possibile vedere un elemento documentale riferito alle Liste sezionali maschili con la relativa Accompagnatoria che viene generata automaticamente:
In merito alla Lettera accompagnatoria, è possibile scegliere se apporre automaticamente la propria firma, tramite l'apposita opzione presente nel pannello Stampa liste:
Spedizione e firma digitale
Come in diverse altre funzioni dedicate alla produzione elettronica dei documenti (Fascicolo elettronico, Modelli 3D Xml, Verbale elettronico, etc.) anche per le Liste elettroniche sono presenti gli strumenti dedicati all'inoltro dei file agli enti interessati tramite degli appositi pulsanti di accesso rapido. Sarà sufficiente entrare in qualsiasi elemento documentale riferito alle Liste generali o sezionali per accedere alle diverse opzioni.
Firma digitale
Cliccando sul pulsante Firma si avvierà la procedura di firma digitale massiva per tutti i documenti contenuti (liste ed accompagnatoria).
Verrà chiesto di inserire la propria Smart card o Chiave USB per procedere, come da immagine di esempio che segue:
Attivando la spunta nella prima colonna della griglia è possibile selezionare/deselezionare i documenti che si intendono firmare digitalmente.
Se un documento è firmato compare una spunta all’interno della colonna Firmato.
Protocollo in uscita
Attraverso il pulsante Protocolla si aprirà direttamente la maschera di protocollazione in uscita con tutte le diverse opzioni di trasmissione. Tale funzione richiede il protocollo integrato all'interno della Suite Sicraweb EVO e l'abilitazione del proprio utente (per ulteriori dettagli si veda la guida dedicata)
Invio tramite email
Attraverso il pulsante Inoltra via email si aprirà direttamente la maschera di inoltro tramite email in uscita.
L’email sarà già precompilata in tutte le sue parti, comprensiva di oggetto ed allegati, come da immagine di esempio che segue:
Tale funzione richiede almeno un account di posta elettronica configurato all'interno della Suite Sicraweb EVO (fare riferimento al proprio referente informatico e all'assistenza tecnica).
Salva files su disco (esporta)
Attraverso il pulsante Esporta sarà possibile esportare una copia fisica dei file direttamente su un percorso a piacere del proprio computer, desktop, disco fisso, chiavetta usb, unità di rete o qualsiasi altro supporto informatico desiderato.
Timbri ed opzioni avanzate
Durante la produzione della stampa delle liste elettorali, sia in formato cartaceo che elettronico, il programma propone già attive le opzioni più comuni, lasciando all'operatore solamente la scelta rapida in merito al sesso desiderato.
Tuttavia sono diverse le opzioni che consentono di personalizzare il risultato a seconda dell'utilizzo e delle istruzioni della propria C.e.c.
Vi è ad esempio la possibilità di poter scegliere se stampare tutte le sezioni (scelta di default) piuttosto che solo quella/e desiderata o addirittura scegliere un range di elettori tramite il loro progressivo alle liste.
Vi è poi la possibilità di includere il numero di pagina o meno, e l'indicazione del proprio Tribunale di competenza, così come la possibilità di impaginare fronte/retro o suddividere il risultato per sezioni e sesso.
Le opzioni sopra descritte valgono per la produzione cartacea, in quanto se si sceglie l'opzione Archivia il documento elettronico viene volutamente creato un file pdf/a contenente le liste aggiornate complete.
La funzione prevede anche la possibilità di apporre automaticamente dei Timbri, sia in chiusura di ogni lista che a piè pagina.
Timbro comunale e circondariale di chiusura
Se attivati, produrranno automaticamente un timbro in chiusura per ogni lista, subito dopo l'ultimo elettore presente in quella lista.
La procedura consente di lasciare i timbri in bianco o di precompilare gli estremi dell'eventuale verbale che si vuole citare, come da immagine di esempio che segue:
I timbri sono attivabili/disattivabili anche separatamente, ovvero la presenza di uno non obbliga la presenza anche dell'altro; è possibile scegliere quale si vuole apporre semplicemente tramite l'apposito flag.
Timbro comunale e circondariale a piè di pagina
Se attivati, produrranno automaticamente un timbro a piè di pagina di ogni foglio della lista.
La procedura consente di specificare la descrizione del titolo e dei nomi dei firmatari, come da immagine di esempio che segue:
I timbri sono attivabili/disattivabili anche separatamente, ovvero la presenza di uno non obbliga la presenza anche dell'altro; è possibile scegliere quale si vuole apporre semplicemente tramite l'apposito flag.
Domande e risposte
In questo paragrafo si vuole fornire, attraverso una serie di risposte alle domande più frequenti poste dagli operatori, uno strumento utile a chiarire alcuni particolari della funzione.
Cosa succede se viene lanciata più volte la produzione della stessa lista?
Se si lancia più volte la produzione in formato elettronico della stessa tipologia di liste, verrà sovrascritto il vecchio documento con quello nuovo.
E' possibile eliminare delle liste elettroniche già archiviate?
Sì. Se l'operatore desidera eliminare la lista prodotta, è possibile farlo semplicemente selezionando l'elemento documentale e premendo il pulsante Elimina, come da immagine di esempio che segue:
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NOTA Il programma genera un elemento documentale per ogni lista prodotta. Un elemento documentale si può immaginare come una cartella che a sua volta può contenere uno o più documenti; nel nostro caso specifico ogni elemento documentale conterrà un file pdf/a relativo alle liste e un file pdf relativo alla lettera accompagnatoria. Questo si traduce nei seguenti comportamenti:
In sintesi, è importante eliminare direttamente l'intero elemento documentale. |
E' possibile produrre le liste elettroniche prima di chiudere l'ultima tornata/fase della revisione?
Si, ma non all'interno della revisione.
La produzione delle liste elettroniche all'interno delle Revisioni, è pensata specificatamente per sostituire la produzione dei fogli aggiunti (code alle liste) al termine di ogni tornata/fase.
Ne consegue che chi utilizzerà questa opzione, procederà alla produzione delle liste elettroniche aggiornate a tutti i movimenti di tutta la revisione, e questo spiega il perché all'interno delle revisioni è possibile generare dalla voce Altre operazioni che si attiva durante la fase conclusiva (fa eccezione la Revisione straordinaria).
L'operatore può comunque produrre le Liste elettroniche in ogni momento desiderato, anche con revisioni in corso, dalla apposita voce di menù Elettorale -> Stampe -> Ristampa liste sezionali (o Generali).
Ovviamente le liste prodotte saranno riferite a quel momento specifico in cui vengono elaborate (non saranno compresi eventuali iscrivendi, cancellandi o qualsiasi altro movimento presente in tornate/fasi ancora non perfezionate).
Le liste elettroniche comprendono anche gli elettori cancellati?
Sì. Come già illustrato nella introduzione e nei paragrafi precedenti, le liste elettroniche vogliono essere una copia fedele in formato elettronico delle stesse identiche liste in formato cartaceo.
Questo si traduce nel comportamento per il quale, se sulle liste cartacee vi sono uno o più soggetti cancellati, questi saranno volutamente presenti anche sulla rispettiva lista in formato elettronico.
A differenza delle liste cartacee però, vi è il vantaggio per il quale gli estremi di cancellazione vengono apposti automaticamente dalla procedura, come da immagine di esempio:
Riassumendo: le liste prodotte saranno sempre riferite a quel momento specifico in cui vengono elaborate (non saranno compresi eventuali iscrivendi, cancellandi o qualsiasi altro movimento presente in tornate/fasi ancora non perfezionate).
Qualora si volessero ottenere delle Liste elettorali "pulite", ovvero senza eventuali cancellati ed in stretto ordine alfabetico, valutare a seconda del caso se:
- procedere ad una ricompilazione delle liste
- procedere alla stampa liste per i seggi
Per approfondimenti si vedano anche le guide relative a: Rinumerazione Liste Generali, Rinumerazione Liste Sezionali, Stampa liste per i seggi.
